本站原创【摘 要】 近年来,江苏农林职业技术学院采取健全组织机构、加强管理人员培训、自主开发软件、建立标准作业流程等措施,积极推进继续教育管理的信息化建设,全面提升了继续教育管理工作的效率和水平,显著降低了继续教育管理的成本,得到了学员、教职工、上级管理部门的广泛好评.
【关 键 词 】 继续教育 信息化 建设
随着各类教育管理信息技术广泛应用到高校的教学、科研、管理工作中,其对规范工作流程、提升工作效率所发挥的作用得到了广泛认同[1].高校继续教育管理信息化建设,不仅影响着高校自身,也影响着高校承担的成人学历教育、在职培训等服务社会功能的发挥.当前,相较于全日制教育,继续教育管理的信息水平明显滞后,为此,大力推进高校继续教育管理信息化发展已迫在眉睫.
1.必要性
近年来,我院的继续教育事业快速发展,开展的继续教育形式日益多样化,规模亦不断扩大.目前,各类非学历培训量年均达15000人次,各类学历教育在籍学生达6000人,年均职业技能鉴定达10000人次.作为全院继续教育工作的归口管理部门,继续教育学院承担工作日益繁重,而继续教育本身因其在生源组成、教学形式、管理体制等方面与全日制教育间存在的差异,决定了继续教育管理也无法共用学校已有的教育管理信息系统,因而推进继续教育管理信息化建设,已成为提升继续教育管理工作效率,减少管理成本的必由之路[2][3].
2.几点做法
2.1 开展员工培训
提升继续教育管理的信息化水平离不开一支掌握较强信息技术技能员工队伍.在对我院继续教育管理队伍信息化水平进行评估后,我们选择了集中授课和一对一结对子方式进行员工培训,其中集中授课每学期不少于4个半天,由我院信息工程系的相关专业教师任课,授课内容主为基础理论和案例分析.一对一结对子是指一名专业老师与一名管理人员对接,专业老师负责解决管理人员工作中遇到的实际信息技术问题,并进行手把手的培训.
2.2 推进制度、标准、流程建设
信息技术的最大特点就是要照章办事,任何事情都要严格按照事先制定的制度、标准、作业流程来完成.近年来,我院先后出台了一批继续教育相关的规章制度和标准,如《学历教育学生学籍管理细则》、《学历教育教材管理办法》、《职业技能鉴定管理办法》、《非学历培训管理办法》、《课程、专业、学号、教材、教师、短信编制标准》等.在此基础上,我院还编制了一批标准作业流程,流程以具体的工作任务为对象,涵盖工作任务的准备、实施、后期处置的全过程,并详细列出了工作要求和实施步骤.例如,在《函授学员报到标准作业流程》中,就包括了前期准备、人员分工、材料准备、报到现场、特殊情况处置、后期处置等步骤,而在材料准备步骤中就详细列出了工作证、零钞、引导牌、接线板、纸质文件、电子文件等材料清单,在后期工作中则详细列出了文档归档的列表和标准,目前,我院每次的函授学员报到工作均对照标准实施,既规范了工作也提高了效率.我们还特别制定了《关于标准作业流程使用的标准作业流程》,该流程对工作流程的制订、使用、修订、特殊情况处置进行详细规定,使得标准作业流程的应用更加规范.目前,我院建立的标准流程达25个,已基本覆盖了继续教育管理工作的主要环节,这为我院继续教育管理信息化提供了重要的保障.
2.3 自主开发软件系统
借助于校内信息技术领域教师和学生的人才优势,面向继续教育管理自主开发应用软件系统,是我院继续教育信息化建设的一大特色.例如,针对我院的“专接本”教育规模快速增长,管理工作日益烦重的实际情况,学院启动了“专接本”管理平台项目,历经10月,系统开发完成,并正式投入使用,该系统将新生报名、考试报名、学费管理、学籍管理、毕业管理等功能整合于同一平台中,极大的提升了我院“专接本”管理的信息化水平,该系统也得到了省自考办考评组的一致好评.此外,我院还先后开发了职业技能鉴定管理系统、函授教育管理平台、非学历培训管理系统、继续教育在线拍照系统、继续教育在线考试系统等一系列继续管理软件系统,并申请多项软件著作权.
2.4 加强小型、单一功能软件的开发
在重点开发软件应用系统的同时,我院还特别开发了一些小型、单一功能应用程序.例如,为了解决函授学历注册照片管理工作量大、出错率高的问题,我们利用EXCEL的VBA进行编程,实现了照片核对的自动化,通过开发小程序实现了照片上添加姓名和学号、修改文件大小的批量化,使得原来需要数天的照片处理工作,现在短短几分钟就完成了,并且实现零差错.此外,我们还利用EXCEL的邮件合并功能,快速形成教材快递单、配书单、信息确认表、短信通知等文档,自主开发的证书打印程序也大大提升证书打印的速度.
2.5 借助短信平台,提升外联工作效率
继续教育学员大多为校外在职人员,这就决定了外联工作将花费继续教育管理人员大量的精力,统不完全统计,管理人员三分之一以上的精力用于接打.近年来,我院借助于短信平台,极大提升了外联工作的效率.其主要实施过程包括六步,一是与所有学员签订“知情同意书”,以格式合同的形式,确认了短信的有效性；二是借助于自主开发的学员信息管理系统,实现学员手机的在线自主更新,从而确保每位学员手机的正确性；三是推行通知内容个性化,每条短信均以“学员真实姓名+您好”开头,并将如授课时间、授课地点、考试时间、考试地点、缴费金额等个性化信息包含在其中；四是利用短信平台发送短信,实现对所有运营商的全覆盖；五是加强回复管理,对于需要学员短信回复确认的通知,推行项目化管理,对回复情况及时进行统计、分析、处理；六是引入语音盒,对短信平台功能进行补充,对少量需要沟通的通知,利用语音盒,实现无按键拨号、即时录音、等功能,进一步提升语音通话工作的效率.
2.6 建立长效机制
继续教育管理信息化建设是一个系统工程,不可能一蹴而就,为了确保该工作持续、健康的开展,我们主要采取了三项措施.一是建立一支开发、维护团队,团队依托具体项目组建,并由继续教育牵头管理；二是确保经费投入,在部门年度预算中列出专项经费,并积极争取上级部门的科研经费.三是部门协同,借助信息工程系、网络中心等部门的力量,确保服务器、存储、网络接入等系统的稳定运行.
3.应用效果
自我院的继续教育管理信息化工作开展以来,取得了成效明显,其具体表现在以下四个方面.一是用户满意度高,对管理人员、教师、各类学员开展的调查数据表明,各类继续教育参与者对继续教育管理信息化工作满意率达95%以上.二是工作效率提升,通过对比年度出勤汇总数据,周末、节假日加班量大幅降低,部门年度累计减少加班工作时间500小时以上.三是节约经费,费、加班费、打印复印费等大量压缩.四是上报数据出错率大幅降低,如专接本报名数据、专接本报考数据、函授统考报名数据、各类照片等基本实现了零差错上报.
4.结语
实践表明,我院近几年的继续教育管理信息化工作,基本实现了预先确定目标,其与传统的管理方式相比,有着明显的优越性.目前,我院正在开展下一轮继续教育管理信息化项目论证工作.总之,教育信息化为继续教育管理工作发展带来了新的机遇和挑战,遵循“统筹规划、面向未来、着眼应用”的原则,我院的继续教育管理信息化工作必将取得新的成绩.