高职院校教学秘书的激励机制

【摘　要】教学秘书一职是高职院校不可或缺的一个职位,本文阐述了教学秘书工作的重要性,分析了其所面临的问题和困境,并基于激励机制提出了解决措施,以期对高职院校的教学秘书工作提供帮助.

【关 键 词 】教学秘书,高职院校,激励机制

教学工作始终是高职院校的中心工作,院系的教学秘书是高职院校的教学管理队伍中的重要成员.教学秘书又称教学干事,是教务管理工作的具体执行者,也是教学质量管理的落实者.教学秘书在高校教学管理中具有计划、组织协调和管理控制等作用.笔者拟结合高职院校教学秘书的工作实际,通过分析其真实需求,进而探讨如何构建一个有效的激励机制.

１．教学秘书的工作性质

1.1计划性

教学秘书的工作依据学院教学制度的要求有计划的进行.教学秘书的工作一般以学期为周期,对教学计划实施过程中的常规管理,其主要目的是维持正常的教学秩序、保证教学任务的顺利完成.如在学期末要根据教学计划排好新学期的课程.教学秘书在新学期开始前准备好专业课的授课计划表、教学大纲、课程计划、课表等信息.这些材料,能保证院领导或者系领导随时抽查上课情况或者听课.

1.2组织协调作用

在教务管理工作中,教学秘书负责组织、落实各项教学工作,教学主管领导的工作一般是决策性、全局性、统筹性的,而面向广大师生的、具体的工作却由教学秘书直接管理和落实.如排课、调课、征订教材、安排、学生成绩管理、核算教师工作量及教学津贴等等,都要由教学秘书组织完成.同时,教学秘书也是教师、学生和教学职能部门之间的纽带和桥梁,具有上传下达、协调左右、沟通信息的作用,其协调职能发挥得好坏将对系部的教学活动产生直接影响.

1.3控制作用

教学秘书是教学管理领导的得力助手.主管教学领导的工作方案的制定与实施、落实与检查、评价与改进等很多具体事务,都要由教学秘书来协助完成.在教学管理工作中,不仅要及时收集、整理各类信息,还应该积极调查并发现新情况和新问题.如在教学活动中出现的一些偏差并已经影响到教学质量和教学效果的,应及时向领导汇报,对教学活动进行及时的控制,保证教学秩序和教学效果.

2.教学秘书在教学管理工作中存在的问题和面临的困难

2.1工作定位低

教学秘书作为行政人员,每周只有少量的课时作为教学工作.有的教学秘书不参与课堂教学.部分领导对教学秘书工作职责了解不够全面,简单的认为这一职位就是收发文件,向师生发放通知,而忽略了其管理协调职能.当然还有基于传统理念和习惯,部分老师认为教学秘书工作清闲,炎热天气不需要授课,甚至可以在网上购物等.这些认识都忽视了教学秘书工作的实质.

2.2临时性、重复性工作太多

教学秘书的工作任务和学院教务处、科研处、实训中心等部门密不可分.目前很多常规工作重心下移,系部教学秘书的工作量逐步增大.由于教学秘书工作本身就比较繁琐,加上教务处和学院各部门的双重管理,教学秘书的临时性和重复性工作越来越多了.教学秘书疲于应付重复性工作,如每天不间断的给各位老师停课补课手续等.同时也要处理临时性工作,如实训中心需要系部提供学生实习汇总表,系部申报专业材料需尽快上交科研处等.教学秘书工作量大而且随机性大,致使许多教师对这个岗位充满抵触心理.

2.3进修机会少

教师可以通过课程建设、课题申报、科研等途径不断提升自己的业务能力.教学秘书参加科研的机会少,在职称评定上受到了一定的制约.同时教学秘书工作每天都要协调各个部门的工作,要保证整个系部教学活动的正常进行.烦琐的工作导致教学秘书不能离开工作岗位,故很难有进修的机会.个人的知识和能力很难有所提高和发挥.另外教师只有在上课时间来学校工作,其他时间自由支配.而教学秘书每天早八点到下午五点均要在学校工作.这也更加扩大了教学秘书与普通老师的差距.

2.4易产生不良情绪,影响工作效率

教学秘书的工作枯燥,重复,容易出现“职业倦怠感”,缺少对岗位的自豪感,缺乏积极的正确的职业发展目标,工作中缺乏进取心和责任感.同时教学秘书缺乏评价体系.没有一个正规的质量考核评价体系,教学秘书不参与学院优秀教师的评选,只能与其他行政岗人员中共同参与先进工作者的评选,在某种程度上打击了工作积极性.

3.高职院校教学秘书激励机制

我们研究教学秘书的激励,首先必须从了解激励开始.激励的定义.激励,顾名思义,就是激发鼓励,具体可以有以下几种理解：从诱因和强化的观点来看,激励就是将外部适当的刺激（诱因）转化为内部心理动力,从而强化（增强或减弱）人的行为.教学秘书的激励应注重多种激励方法相结合.学校管理者针对教学秘书的现状,运用激励理论,有效调动教师的积极性.

3.1精神激励和物质激励有机结合,满足教学秘书的不同需要

3.1.1物质激励

物质动力是根本动力,是推动人们行动的最强大的动力.是人类安全、尊重、自我实现的需要满足的基础.目前大多数院校的教学秘书被划为行政岗人员,其薪酬按照行政岗位津贴来计算.在薪酬体系上与职称挂钩,有些教学秘书是讲师和副教授职称,在薪酬计算上应创新,满足教学秘书的薪酬期望.

3.1.2精神激励

精神动力不仅可以补偿物质动力的缺陷,而且使员工能发挥自己的潜能.在教学管理中,教学秘书的工作首先要得到领导和老师的认可,了解教学秘书的工作流程及劳动付出,这样才能体现教学秘书的劳动价值.

3.2建议采用轮岗制度

大部分教学秘书以前从事的均是教学工作,在教学岗位上认真负责,兢兢业业,教学和科研的成绩较为突出.为了满足系部教学秘书岗位的人员需要,从教学岗位来到行政岗位.教学秘书熟知学院教学管理的规章制度及各项管理措施,而普通老师工作若干年对学校的制度还是一片迷茫.管理学上的轮岗(Job rotation),就是岗位轮换,一般在区域内或系统内进行,同级别干部或同专业人员按惯例轮换岗位.轮岗是培养、锻炼人员,提高员工素质的好办法.若能以系部为单位,实行横向调动的内部轮岗、转岗制,每位教学秘书工作满两年后可依据本人意愿转岗.具备一定教学能力的教学秘书轮换到教学岗位上,可以得到对职业生涯更有帮助的培训机会,从而获得工作的新鲜感和挑战性,克服疲钝倾向,进而提高工作的积极性、创新精神和工作效率.普通教师轮换到教学秘书岗位上,能熟知学校的各项规章管理制度,对系部的教学工作会有更大的贡献.教师和教学秘书之间进行转岗操作难度大,但在员工激励方面,应该算是一个比较有效的措施.

3.3加强对教学秘书的培训

为了更好的建设稳定的教学秘书队伍,需要建立起统一的管理部门,负责教学秘书的管理和考核,并负责教学秘书的培训,定期开展教学秘书之间的交流和学习活动,提高交学秘书的基本素质,增强教学秘书归属感.

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