本站原创精细化管理的文化理念源于发达国家的企业管理理念,其本质内涵是战略和目标分解细化并落实,将管理责任具体化、明细化,它要求相应管理工作切实做到制度化、格式化、程式化同时强调执行力.“细节决定成败”,注重高校档案管理的“精”、“细”两点,促进形成管理层次,即：档案管理规范化、档案管理精细化、档案管理个性化.以精细化管理模式为基础,完善高校档案管理工作,笔者认为应从以下几方面入手.
1.建立档案馆
“档案馆”是指具有一定专业人员和固定设施配备的独立机构,将高校档案管理专业化,使之成为并行于学校管理而又单独存在的管理机构.档案馆的建立过程中要注重两个方面的要求：一方面,人员配备要专业.档案管理工作人员,既要精通专业知识,又要有管理经验,可通过人才招聘的形式,竞争上岗.另一方面,硬件要齐全.合理建设档案馆硬件配置,如成立“档案管理工作室”、购进相关机械设备等.在保证一定物质需求的前提下,建立完善的档案管理体制,以促进档案管理工作的开展.
2.强化精细化管理意识
强化相关工作人员的精细化管理意识,统一思想,明确档案馆精细化管理的实质和目标.深化各级领导和执行人员的精细化管理思想,在全员接受认同的情况下,统一思想认识和观念,使档案馆切实做到管理精准细化、服务精耕细作、技术精益求精,从而更为细致的服务于各项教学工作,促进校园发展.
3.完善管理机制,规范操作行为,细化管理制度
高校档案精细化管理使档案管理规范化、精细化、个性化.完善管理机制,规范操作行为,细化管理制度,就要求制定具体的系统业务处理流程,明确各岗位职责,划分责任,实现岗位、程序间的统一和互动,建设标准、规范的高校档案管理系统.
而一个系统的正常运转,必须有相应的管理制度作为保障.高校档案管理制度主要由五部分构成：一是相关法律法规.由国家相关部门颁发、制定针对高校档案管理的工作目标、工作途径以及工作方法等,包括管理机构和业务部门的设置原则、职责划分、隶属关系、权力范围和材料编制等.二是岗位制度.此项制度应包括对馆长、副馆长和馆员的岗位要求、职责认定、权力范畴等多项内容的说明,以此为标准,确保高校档案管理工作的正常开展.三是行政管理制度.行政管理事务主要包括奖惩措施、考评标准、晋升条件、设备使用准则、经费申请程序等,并依据人、物、财、环境等进行细致划分,制定相应的管理制度,切实做到有据可查,规范操作行为.四是业务流程制度.它是指针对具体的业务操作流程制定的行为标准,涵盖了日常教学情况、教研成果、校园规划、测试结果、人文历史、资金投入等相关文献的收录、编辑、整理工作.由于高校档案的多样性和可连续性,需要工作人员投入更多的精力和时间开展该项工作,因此业务流程制度在管理制度当中占有较重的分量.五是利用服务制度.档案馆建设的最终目的是服务于实际,制定服务制度,应从两个方面着手：一方面,明确查阅者的权力和义务,解除档案馆神秘不可侵犯的错误思想,公示档案馆职责,以发挥其应有的作用.另一方面,制定工作人员服务标准,以服务至上为根本,统一派发工作制服,提高人员素质,使高校档案管理专业化,以求更好的解决实际问题.
4.加强信息化建设,科技引领管理潮流
相对传统的档案管理方式而言,信息化档案管理具有传输速度快、存储空间大、可保留时间长、易管理、易查询等特点,因此,信息化成为完善现代高校档案管理的必要途径,以先进科技为辅助手段,精益化档案管理方式,实现档案管理网络化,具体应从以下几点入手.
（1）增强相关人员信息化建设紧迫感,促进形成信息化建设责任意识
随着高校档案种类和数量的不断增长,传统的手工记载方式已不能满足现代高校对档案分类、编排、检索、更新等各方面的要求,出现了管理过程繁琐、查找速度慢、准确性差等众多问题.因此实现高校档案管理信息化显现的尤为迫切,各级管理者应引起充分的重视.同时,应培养档案管理人员的责任意识,鼓励他们积极参与各项信息化建设研讨工作,听取各方面意见,制定相应的建设计划,以促进高校档案管理的进步,从而全方位推动校园建设和教育事业的发展.
（2）加大高校档案信息化管理的建设投入
依据学校资源状况,将高校档案信息化管理建设纳入学校基建项目,合理分配建设投入比率,制定精细化的建设计划.信息化管理的建设投入应包括“软件”建设投入和“硬件”建设投入两个方面.其中,“软件”建设投入是指相关管理人员的培训和技术交流.在此过程中,校方应定期或不定期的组织管理人员参加专业培训、同行技术交流会等,并要求相关人员做好会后总结工作,以确保管理者及时更新高校档案管理理念,改进管理机制,提高工作效率及成果.“硬件”建设投入是指校方以相关管理规定和资金预算状况为依据,所开展的物质建设工作,如机械设备采购、管理软件更新、工作室面积扩大等.只有“软件”、“硬件”两手抓,合理协调两方面投入配比,坚持两者并重原则,才能使得高校档案信息化管理建设投入利益最大化,实现完善高校档案管理工作的目标.
（3）开设高校档案网络平台
开设高校档案网络平台可以精简管理工作者工作量、提高工作效率、降低管理成本,真正实现精细化管理.高校档案网络平台的构建可以以校园网站为基础,划分为独立版块,将档案内容制作成电子文档并进行分类、编辑、排版、整理后予以公示.其中,平台内容可以关 键 词 或关键字键入的形式进行搜索.在此过程中,还应注意两个“更新”：一是内容更新.因高校档案的可连续性,管理者应对档案内容做到及时更新,以确保各项校园工作的正常开展.二是防御软件更新.针对部分档案存在一定的保密性,可利用杀毒软件、电子身份认证、数据加密等安全技术,并做好防御软件更新工作,以确保档案信息的安全.
（作者单位：河北外国语职业学院）