管理信息系统的评价

[摘 要 ] 管理信息系统的评价包括经济、性能、应用三个指标.经济效益评价主要是对企业信息化成本和效益的比较研究,技术性能的评价主要是现有系统在技术性能上是否能够满足应用系统的要求,应用评价主要是指人们对系统的满意程度.

[关 键 词 ] 管理信息系统 评价

管理信息系统（MIS）投入运行后,要在日常运行管理工作的基础上,定期地对其运行状况进行追踪和监督,并做出评价.进行这项工作的目的是通过对新系统运行过程和绩效的审查,来检查新系统是否达到了预期目标,是否充分利用了系统内各种资源（包括计算机硬件资源、软件资源和数据资源）,系统的管理工作是否完善,并指出系统改进和扩展的方向等.

管理信息系统的评价与其他工程系统的评价相比具有自己的特点.管理信息系统中包括了信息资源、技术设备、人和环境的诸多因素,系统的效能是通过信息的作用和方式表现出来的,而信息的作用又通过人在一定的环境中,借助以计算机技术为主体的工具进行决策和行动表现出来的.因此,管理信息系统的效能既有有形的,也有无形的；既有直接的,也有间接的；既有固定的,也有变动的.所以,管理信息系统的评价具有复杂性和特殊性.

系统评价的主要依据是系统日常运行记录和现场实际监测得到的数据.评价的结果可以作为系统维护、更新以及进一步开发的依据.通常新系统的第一次评价与系统的验收同时进行,以后每隔半年或一年进行一次.参加首次评价工作的有系统研制人员、系统管理人员、用户、和系统专家,以后参加各次评价工作的主要是系统管理人员和用户.大型管理信息系统开发分成一期工程、二期工程、三期工程等阶段.前期工程的评价,对决定是否继续开发后续工程有参考作用.

一、系统评价的目的

系统评价的主要目的有以下方面：

1.检查系统的总体目标是否达到用户期望的要求.

2.检查系统的功能是否达到预期设计要求,还存在哪些不足.

3.检查系统的各项运行指标是否达到预期设计要求.

4.比较系统的实际使用效果与预期设计要求的差异.

5.根据评价结果,提出系统的进一步改进意见,并形成系统评价报告.

二、系统评价的主要指标

管理信息系统评价是一项难度较大的工作,它属于多目标评价问题.目前大部分的系统评价处于非结构化阶段,只能就部分评价内容列出可度量的指标,不少内容还只能用定性的方法做出描述性的评价.评价指标可分为经济指标、性能指标和应用指标三个方面.

1.经济指标：包括系统开发费用、系统收益、投资回收期和系统运行维护预算等.

2.性能指标：包括系统的MTBF（平均无故障时间）、联机作业响应时间、吞吐量或处理速度、系统利用率、对输入数据的检查和纠错功能、输出信息的正确性和精确度、操作方便性、安全保密性、可靠性、可扩充性、可移植性等.

3.应用指标：包括企业领导、管理人员、业务人员对系统的满意程度,管理业务覆盖面,对生产过程的管理深度,提高企业管理水平,对企业领导的决策参考作用,外部环境对系统的评价等.

三、系统经济评价

经济效益是企业首先要探究的问题.经济效益评价主要包括对企业信息化成本和效益的比较研究,如许多企业将投资经济效益系数作为衡量MIS 经济效益的基本指标来衡量系统运行后经济效益的提高等.

对管理信息系统进行经济效益评价时,要处理好宏观经济效益与微观经济效益、当前经济效益与长远经济效益、直接经济效益与间接经济效益的关系.宏观经济效益是系统带给社会的全部利益,包括直接的和间接的效益,其费用包括系统自身的和系统外为此付出的相关费用.微观经济效益是从企业角度出发得到的系统实际经济效益.当前经济效益是指近期可得到的,长远经济效益是指未来才显示出来的.直接经济效益主要是指可以用货币定量计算的经济效益,然而有些效益无法定量分析,只能定性分析,称其为间接经济效益.评价时应该做到直接和间接经济效益的统一.

1.管理信息系统直接经济效益的评价.管理信息系统直接经济效益的基本指标是年经济效益的变化.直接经济效益主要取决于下列要素：系统正式投入运行后,因合理地利用现有的资源而使产品产量有了增加；因减小工时损失和生产设备停工损失,而使劳动生产率提高,产品生产周期缩短；因改善组织管理,而减少了物资储备,提高了产品质量,降低了非生产费用等.

上述因素可用一些综合性指标进行计算.常用的评价指标有：年利润增长额（年节约额）、年经济效益、系统的投资效益系数、投资回收期等.

2.管理信息系统的间接经济效益的评价.管理信息系统与其他先进技术的应用一样,必然会给企业带来一系列的变化,促进管理工作的进一步科学化,这类综合性的经济效益称为系统的间接经济效益,这种效益是无法用具体统计数字计算出来的,只能做定性分析.衡量管理信息系统的间接经济效益应从以下5个方面进行评价.

(1)管理体制是否进一步合理化.任何一个企业都是由技术、生产、经济、组织等多个子系统组成的复杂的整体系统,企业的各个环节都是相互衔接、相互配合和相互制约的.我国现行的企业管理体制和组织机构中还存在着诸多弊端.管理信息系统实行了信息资源的集中管理,应该加强纵向和横向的业务联系,做到纵横结合,使各职能部门在分子式的基础上相互协调一致.管理信息系统实质上是尽可能实现完善的信息管理,它与现行的管理方式是有区别的.管理信息系统在实现信息管理的同时,也使企业的管理体制进一步合理化.

(2)管理方法是否进一步科学化.管理信息系统的建立,应该使企业的经济管理由静态变为动态管理.评价时需审查来之不易信息系统是否辅助和加强了以计划和控制为核心的动态管理.

(3)管理基础数据是否进一步科学化.和手工信息处理系统不同,录入管理信息系统的数据应该及时和正确.反过来,管理信息系统的运行,应该促进基础数据管理向统一化、规范化的方向发展.

(4)管理效果是否进一步最佳化.管理信息系统辅助企业管理,应当促使管理人员更多地应用经济数学方法和定量分析技术,如生产计划的方案优化和产品销售的统计预测等,从而使定性决策变为定量决策.

(5)管理人员的劳动性质是否发生了变化.这方面的评价主要是看管理信息系统运行之后,是否把管理人员真正地从繁杂的数据处理（如记账、汇总）中解脱出来,并且能否帮助管理人员支从事更有创造意义的分析与决策活动.

为了对管理信息系统的间接经济效益做出正确评估,可以采用专家评估或直接调查的方式进行.

四、技术性能评价

系统技术性能方面的评价主要是现有系统硬件和软件资源在技术性能上是否能够满足应用系统的要求.例如,数据传输率是否能够满足数据处理的要求,是否有足够的辅助存储器来保存必要的数据文件,在规定的时间内CPU能否对所有的请求做出快速响应等.主要评价内容有以下几个方面.

1.对管理信息系统的功能评价.在新系统的开发规划中,已经明确地规定新系统要实现的功能目标.对新系统的功能评价,就是按照规划来检查新系统的功能实现情况.比如,预期的功能是否已经全部实现,是否能够满足用户的要求,服务质量如何,人员组织和安全保密措施是否完善等.

2.系统操作方面的评价.系统操作方面的评价主要是根据输入出错率、输出的及时性和利用情况等进行评价.例如,是否能够正确地提供输入数据,输出结果是否可用和适用等.

3.对现有硬件和软件的评价.对管理信息系统中现有硬件和软件进行评价的目的是,检查系统内是否有未被充分利用的资源,或者由于某些资源不足与性能不够完善而影响了系统的功能和效率的提高.对硬/软件系统评价的方法和工具有硬件监控器、软件监控程序、系统运行记录和现场实际观测记录.

(1)利用硬件监控器和软件监控程序进行评价.硬件监控器既能收集到CPU工作的数据,也能收集到外部设备工作情况的数据.软件监控程序可以记录特定程序或程序模块执行情况的数据.利用监控器和监控程序可以对闲置的资源、瓶颈设备以及负荷不均匀情况及时进行检测,从而帮助人们查明系统工作效率过低的各种原因.

(2)根据系统运行记录和现场观测情况进行评价.新系统日常运行记录是进行系统评价的主要参考资料.通过对运行记录的分析,可以明确使用得最多、最频繁的软件设计是否合理、目前效果如何以及系统的故障率等问题.另外,通过对计算机运行情况的现场观测,可以有效地评价系统资源安排是否合理.