中小企业仓储管理

摘 要：从事生产与流通的中小企业,由于规模不大,大多数企业的仓储以自营为主.中小企业对仓储的作用认识不足,在仓储管理方面存在仓储定位不明确、仓储作业不合理、仓储成本高等问题,间接影响了生产企业的生产效率,造成流通企业库存成本高.随着市场竞争的白热化,企业物流被看作第三利润,仓储活动作为物流的第二大领域,如果企业加以重视,进行科学合理的安排、管理,可以提高企业效率、降低企业成本.

关 键 词：中小企业仓储管理问题对策

仓储即通过仓库对商品与物品进行储存与保管.随着现代物流的发展,仓储活动已经由传统以“存”为主的静态活动转变为以“不存”或“少存”为目标的动态活动.由于产品生产、流通过程中因订单前置或市场预测前置而使产品、物品暂时存放产生仓储活动,仓储是连接生产、供应、销售的中转站,对生产、流通起重要的辅助作用.仓储在利用仓库存放物品同时,围绕着仓储实体活动,同时做出清晰准确的报表、单据账目,同时会计部门据此进行准确核算,因此仓储是物流、信息流、单证流的合一.随着仓储活动涉及范围增广,在生产、流通领域作用的提升,对仓储活动进行精细化管理也势在必行.通过对仓储活动的管理可以使其更加有序,并更好地为企业经济活动服务.对仓储管理进行研究,制定出适合企业经济活动特点的仓储管理制度、仓储作业流程规范、仓储库存控制模式显得尤为重要.

1中小企业仓储管理现状

1.1研究对象

由于各行业特点不同,仓储在企业中的重要性也各不相同,本文从仓储在企业经济活动中的作用考虑,选取中小型工业企业和批发、零售企业作为研究对象,因为在这些企业中,仓储管理对企业效益有直接影响.2011年、国家统计局、国家发展和改革委员会、财政部关于印发中小企业划型标准规定的通知中,根据企业从业人员、营业收入、资产总额等指标,对中小工业企业、中小批发业、中小零售业进行了界定,可以看出,经营规模小,资金不甚雄厚,从业人数少、组织结构往往不够完善是中小企业的一般特点,存在一人多岗、职责不清的情况,在此背景下,作为企业的自有仓储自然也难免其累.

1.2仓储管理的内容

传统仓储管理的主要内容就是货物的管理,保证货物数量不减少灭失,以及质量上避免损坏,受此传统角色影响,以至于大多数人认为仓储管理“就是看看货、看看仓库”,但现代仓储作为嵌入生产和流通的一个重要组成部分,它的管理内容在发生着巨大变化,绝不是看看货、看看仓库那么简单：

①仓储决策管理.包括仓库的选址、仓库规模、功能定位、仓库规划、仓库设备的选择和规划等.传统企业的规模、市场辐射范围、竞争等各方面与当今相比,是不可同日而语的,传统企业的自有仓库往往随厂而建、前店后仓,因此不存在仓库选址问题,选厂即是选仓.如今市场竞争激烈、产品销售网络覆盖广,为了满足配货要求,一些企业在产区只设原料库,而成品仓库则设在与产区分离的便于配送的中心仓库,因此仓库选址成为仓储决策中的一大问题.仓库规模与企业当前及未来发展趋势有关,如果盲目求大,可能造成仓容过剩,如果不考虑企业将来的发展,只顾眼前,可能造成仓库仓容很快不够用.在物流功能趋于一体化的今天,仓库的功能除存储外,还可能根据生产、流通的需要,增加流通加工、配货等功能,这些功能定位对仓库规划、仓储设施、设备的选择将起决定性作用.特别当前物流机械化技术不断提高,各种提高工作效率、节省人力、增进工作质量的机械设备可供选择.

②作业管理,包括仓储管理制度、作业流程管理、作业组织管理等.仓储管理制度,分清岗位工作内容及岗位职责目标,才能使员工各行其是.作业流程是对各项作业最合理的各要素及步骤的总结,可以提高工作的准确性及效率.作业组织管理是对仓储实际作业中人员、财物、劳动、安全等方面的计划、组织、协调、控制.

③库存管理,主要是对物品在库数量进行控制的管理,与仓储成本有关.主要内容包括企业何时向上游供货商提出定货、定货的品类、定货数量多少等.恰当的定货时间和定货数量,可以在库存成本与企业缺货成本之间建立平衡,使企业的订货成本最低但又不至出现缺货现象.

1.3中小企业仓储管理的特点

①规模小,从中小企业划分看,他们人手和资金比较少,生产规模也不大,库存商品规模也较小,大多数企业采用自有仓储进行商品储存,仓库规模也较小.

②机械化程度低.现代物流讲求高效、低成本,许多配套机械设备在仓库内得到广泛使用,比如运用重力原理,节能而且又能提出入库作业效率的重力式货架,省力又快速的传送带,采用集装化设备提高工作效率的托盘货架、托盘叉车等等.但由于中小企业部分存在资金少,而且规模不大,大多数企业在仓库建设中总是以节约成本为原则,因此在机械投入上总是能省则省,能采用人工的决不购买机械.因此,这些仓库的作业较多采用人工方式,人工搬运、人工上架、人工分拣,等等.

③信息化技术程度低.在仓储活动过程中,物流信息伴随始终,从商品入库前的入库通知、到商品入库验收、商品入库、商品保管到商品出库,商品信息在这一系列活动中的传递、保存与企业的生产、销售、物流都是息息相关的.现代物流为解决信息传递问题,结合现代信息技术,开发出适合仓储使用的软件,如广为使用的MIS技术.现代信息技术的使用使得各环节的信息传递达到即时化,并使信息不受外界干扰.但这些仓储信息技术的使用往往取决于企业主的观念和经济条件,有的企业主对信息技术的发展缺乏了解,仍然满足于传统的纸质单证传递、手工信息录入等方式.有的则因为购买软件的费用高,而仍然采用手工信息传送.有的则因为员工素质较低,虽然购买了仓储管理软件,但员工不愿使用学习和使用新的信息管理方法,使得企业仓储软件形同虚设.

2中小企业仓储管理存在的问题

2.1仓储管理现代化意识不足,仓储决策失误较多

仓储管理现代化意识不足,表现为：第一,设施设备规划简陋、粗泛.有些中小企业主对企业发展缺乏长远规划,仓库投入不是以高效、高质量为原则,而更多以节省成本、满足当前使用为原则,仓库的定位、仓库设备的规划往往简单、粗泛.投入使用后,设施设备显得落后,到那时要更新又需要重新投入,企业处在二难选择中；第二,不重视现代信息技术的使用,采用传统手工记账办法,造成账物不清,不利用仓库管理；第三,雇用仓储人员的要求偏低,有些中小企业只需要会记账,会识字的人员即可,有的仓管员只有小学文化程度,缺乏仓储专业知识.如果企业缺乏现代仓储管理意识,只是把仓库当作暂时存放材料或是商品的处所,而不能将仓库融入到生产与流通的运作中,就不可能规划出高效、高质量的仓储.2.2仓储作业管理粗泛

2.2.1缺乏合理科学的作业流程规定.仓储作业主要包括入库作业、在库作业、出库作业三大环节,严格规定每个环节的作业流程,能避免作业的随意性,保证每次作业的质量.如入库,应包括入库通知、单据审核、货物检查验收、货物签收（交接）、理货上架、入库信息处理,并规定每个流程的责任人.但有些小企业则缺少这些的流程规定,甚至出现每次入库由采购员指挥仓管员的情况,是否需要检查、是否需要清点,由采购员说了算,有时甚至采购部只凭一张定货单就要求仓管员先做入库信息,而后期货物是否到库却不得而知.出库作业同样存在流程不清,有些企业,只要是生产部,不管是谁,都可以到仓库领料,没有任何出库凭证,就可以把物料领走.缺乏客观、明确的作业流程,必然导致仓库管理混乱、账物不清.

2.2.2储位管理不明确.有些中小企业在仓库储位管理不够明确,货物选择储位的方式不清,而且常有在库货物的货位不清,明知有货却总是找不到的情况,导致这部分商品被人为积压,增加了库存成本.货位的货物杂乱、分不清界线,不利于清点及清洁工作.储位管理不当,商品随意摆放,货垛歪斜,体现出仓库的管理水平低下,既影响了在库货物的管理,同时也对出库作业造成不利影响.

2.3缺乏合理的库存控制

2.3.1库存量 制定不准确.有些小型企业对库存策略缺乏认识,仍采用规模进货方式,产生了相对高额的库存成本.一些中小企业对市场信息的收集不够全面、精确,定货数量与实际需求量差异较大,有时造成缺货,有时又造成积压.

2.3.2存货管理差.由于库存量估算不够准确,一些产品库存量过多,再加上未进行及时的处理,造成过期品、残次品损耗,增加了库存成本.另一方面,有些企业由于生产失误,一些产成品与客户需求不符,造成无质量问题的一些成品被迫积压在仓库里,造成大量库存.这些产成品未进行及时处理,造成物质浪费,同时占用仓储资源,但这些问题在一些企业中并未得到足够重视,有些生产五金类产品企业,部分积压在库产品的金属部分,在库时间长了甚至产生锈蚀,过后只好当废品丢弃.

由于库存控制不当,可能造成的损失,是企业增加运作成本的一个因素.

3中小企业仓储管理对策

3.1改变仓储观念

首先,现代仓储意识的建立是建设现代仓储的前提.要改变中小企业仓储管理的现状,首先应该改变仓储观念,让仓储参与到生产、销售中,成为其中的一个部分.现代化的仓储是高速运转,为生产和流通提供多样服务的,有了这样的观念,企业才可能高瞻远瞩,抽出必要资金作仓储机械化、信息化的投入.

其次,不仅是企业主、企业管理者需要改变仓储观念,同时企业全员也应该树立现代仓储意识.只有全员树立现代仓储意识,才能共同遵守仓储管理规则,按规章办事,才能使仓储管理规范化.

3.2合理规划,增进仓储现代化

3.2.1仓库功能定位决定仓库功能区规划.仓储规划包括仓库功能的定位、仓库功能区域的规划、仓库机械设备的选择.仓库功能的定位根据企业商品特征,可将一些商品作业在仓库内完成,如切割、包装、配套、流通加工、组配、贴标签等,这些作业可延迟到顾户订单下达后再按订单进行,如果在仓库内进行此类加工,仓库可根据作业量规划出此类功能区.

3.2.2仓库设施设备的选择.仓储设施设备的选择,应根据企业产品的特征,以合理、适用为原则.由于土地上涨,企业在作仓库规划时,都会考虑到充分利用仓库面积、容积,货架是充分利用仓容的仓储设备之一.因此许多企业都把仓库规划成货架仓库.但实际上,除了考虑仓容因素之外,还应该考虑到便利因素.如果一个仓库里的货物有部分是大体积重货或是短时间存放的,出于作业的便捷性考虑,这类型货物是可以采用分区堆垛的方式进行存放的,可以提高作业效率,减少上架下架的时间.所以,一个仓库,既应规划部分区域作货架储存区,也可以划出部分区域作为货物堆垛区.此外,企业在选择货架时还应该与企业存货的包装尺寸配套,切不可盲目,出现货架尺寸小于货物包装尺寸的情况.仓库设备的选择还遇到当前使用与企业未来发展之间的矛盾,当前企业的业务量和商品类型可能与未来发展有所不同,企业如果按未来发展规划进行仓库规划,可能在设施和设备上出现浪费,如仓库过大,仓库面积利用率不高,设施配置过高等问题.企业出现此类矛盾时,建议采用可扩展的方式,比如仓库选建一部分,在合适的地方预留一部分到未来需要时再进行扩建.货架也采用可加层、隔层可移动,较为灵活的样式.

3.2.3选择合适的信息系统进行信息管理.事实证明,手工信息录入效率低、错误率高、传递周期长,如果采用信息技术、建立电子信息平台则可使信息得到即时传递,提高物流效率,并可与上下游企业实现信息对接.信息时代,如果没有便捷的信息平台与外界相连,企业二、三年内很可能被市场淘汰出局.所以中小企业在信息技术方面应该跟上经济环境的形势,尽快选择信息软件.MIS仓储管理软件在货物入库、在库、出库各环节信息管理功能较为齐全.上游客户多,产品类型复杂的企业,也可采用ERP系统,该系统中的仓储模块即可满足仓储管理的需求.当然,在使仓储管理软件进行仓库信息化管理时,应配套使用条码技术,完成商品信息的采集.信息化管理可以实现库存量的实时跟踪,有利于企业对库存量的控制.

仓储现代化使仓库对生产、流通作出快速响应,从而在当前激烈竞争的环境下,提高企业的竞争力.

3.3制定仓储管理制度,进行规范化管理

3.3.1明确岗位分工,规定岗位职责,制定绩效考核奖惩制度.企业就有明确的岗位分工制度,岗位分工可以通过罗列出仓库所有的工作任务,对这些任务进行划分、归类的办法来实现,分工明确可以提高工作效率,避免重复工作.一般企业仓储部门的岗位有仓储主管、仓管员、理货员、仓库装卸搬运人员等,具体岗位、职数还应根据企业仓储工作情况而定.岗位职责即岗位工作任务的要求及目标,比如入库验收制度、物资保管制度、出库管理制度、退货管理制度、仓库管理制度等,岗位职责起到引导员工工作、行为的作用.绩效考核的项目可根据仓库的核心工作来确定,一般有工作量指标、工作效率指标、工作准确率指标,奖惩措施可以起到分析作业流程是否合理,以及激励和考核人员的作用.3.3.2仓储作业流程规范化.把仓库内主要的作业项目的工作环节和先后顺序以制度形式固定下来,形成科学合理的作业流程,让工作人员按流程办事,可以提高员工作业的目的性,降低工作难度,提高效率.一般仓储作业中较典型的工作包括：入库检收、入库作业、在库管理、出库作业、盘点作业,因此可制定相应的商品检收流程、入库作业流程、仓库日常作业管理流程、出库作业流程、盘点作业流理以及仓库单据及账务处理流程等等.

3.3.3储位管理规范化.每个储位都应该有储位编号、有清晰的标志.对已经在储位的商品,还应对储位的商品进行在库管理,常规化的清理、清洁、检查,摆放整齐.

在仓储工作中,储位安排一般有三种,一种是定位储存,即仓库事先对货位进行划分,规定每个区域摆的货物,当货物入库时,按指定的货位进行摆放.另一种方法是随机储存,这种方法不规定货物的位置,而是哪里有空就放哪里.第三种方法是分类储存,根据仓储商品的不同特性进行分类,每类商品指定专门区域进行存放.不管采用何种方式进行储位安排,最基本的原则是使工作更加便利.

规范化管理使仓储管理做到精细化.

3.4控制仓储成本

企业仓储成本是企业除运输成本外的第二大物流成本,控制仓储成本即是控制企业的物流成本.仓储总成本由定货费、购入费、保管费、缺货成本四部分组成,定货费是每次订货时产生的费用,包括外勤费、运输费、入库费等,购入费由定货量和定货决定,保管费包括搬运费、建筑物设备费、地租、房租、修理费、光热费、电费、水暖费、防止库存风险而发生的费用、货物损耗费.这些费用中,所占比例最大的是购入费,购入数量的多少是仓储总成本的决定性因素.

3.4.1控制库存.仓储总成本的变动与库存水平的高低密切相关,控制库存,是控制仓储成本的关健,如果库存量大,每次订货量多,那么相应地,购入费、保管费都增加,如果库存量小,购入费和保管费都降低,但缺货成本可能增加.

怎样确定库存数量和定货周期?相关的变量与相互关系如下图：

图1确定最佳库存量步骤

如图1所示订货批量和订货周期的确定由安全库存和订货点决定,这二个变量又由市场需求、商品服务水平、供应周期决定,市场需求可根据往期市场实际需求情况进行预测,服务水平的高低则与该商品对生产与流通的重要性有关,如果商品在生产、流通中无可替代,造成缺货成本高,则该商品的服务水平就应该定高,相应的该商品的安全库存也将提高.供应周期的长短由供货商对订单的响应周期、物流周期的长短决定.

图1中的品种分类可采用ABC分类法,根据商品所占资金比例或是在流通中产生利润的比例,将商品分成ABC三类,A类为占用资金比例或是产生利润比例大的商品,应对该商品的库存重点管理,提高服务水平,避免缺货.B类商品占用资金比例、利润产出比例略少于A 类,但也是较为重要的物品,只是相比于A类,B类产品有一定的可替代性,因此服务水平可以略低一些,C类产品数量多,所占资金少,产生的利润也少,对于此类物品,定货量不必严格控制,可以较大批量进行采购.

3.4.2加强存货管理,减少仓储损耗.企业中每件入库商品都包含订货成本、购入成本、保管成本在内,如果商品在库存过程中出现过期、损坏、灭失等情况,则商品无法产生经济效益,增加了仓储成本损失,所以减少仓储损耗也是控制仓储成本的一个要素.减少损耗的管理,主要从以下几方面着手：第一,定期进行仓库实物盘点,通过盘点及时把握仓库货物的质量情况,对于接近保质期的商品及时处置.第二,客户的退货应及时进行分类处理,如果属于瑕疵品,可折价处理或是进行整改加工,如果属于发错货退回的正常产品,则应及时检查入库,放到相应货位,以便下次及时出库.第三,检查储存条件,发现质变产品及时查找原因并加以改正.第四,做好仓库的防盗工作.贵重货物容易遭窃,经常巡逻,检查货物数量是必要的.

总之,中小企业如果要提高企业运转效率,企业仓储管理就应从传统走向现代,从静态存货走向动态参与生产和流通.中小企业仓储的改进需要从改变观念开始,提高它的机械化、信息化水平,进而在管理制度上制定出一整套关于岗位分工、岗位职责、岗位要求、工作流程的规定,使企业的仓储管理做到精细化,更好地做好生产、流通的保障,从而提高企业的竞争力.