信息化环境下电力企业信息档案管理的

信息化环境下电力企业信息档案管理模式是集档案、科技情报、科技图书资料等各种信息于一体实行一体化管理,是企业内部统一的信息管理中心.在这个信息一体化的统一机构内部,一方面实行档案同其它信息载体分别管理,另一方面实行各种信息的联合开发,使各种信息内外沟通,相互补充,形成一个统一的开放型信息联合体.档案管理作为企业原始生产经营活动的记录,既突显了社会经济关系的变迁,也是电力企业高效发展的信息资源保障,信息化档案管理可有效促进电力企业档案管理活动适应社会知识经济发展的新要求.

随着企业改革的深化和现代企业制度的建立,企业的生存发展环境发生了巨大变化.企业为了适应当前市场经济的大环境,在改革中增强企业竞争能力,开始转换经营机制,谋求新的发展道路.外部环境的深刻变革,给企业档案工作带来了新的发展契机.随着经济、科学技术的迅速发展和企业活动的多样化,企业档案日益成为多种门类与载体、内涵不断丰富的档案综合体.作为企业信息保障系统的档案工作也要适应形势变化,档案部门要改变传统的管理模式.探索新的发展思路,使档案工作在企业的各项生产和经营活动中,发挥更大作用,实现更大的价值.现代知识型档案管理以档案信息组织多元化、档案人才结构综合化、档案运作方式现代化、档案服务对象社会化为主要内涵,立足于知识型档案管理要求,分析电力企业档案管理的现状与问题,对革新我国电力企业档案管理模式具有重要意义.

一、电力企业档案管理的现状与问题

第一,电力企业的档案信息组织分析.

电力企业档案是电力企业生产经营活动与发展历程的原始记录,信息化档案管理要求档案信息的覆盖面广阔,就电力企业而言,需容括科技信息、知识信息、人员信息、工程信息等各要素,但我国大多数电力企业的档案管理对信息采集不重视,将档案管理等同于简单的文字类工作,认为档案管理与市场经营不挂钩,一方面缺乏严谨的信息采集与分类,档案材料归档与保存形式化,信息使用率不高,表现为无价值的材料堆积；另一方面是信息的完整性不足,信息类型单一,跟不上市场经济主体的多元化趋势,表现为档案信息组织的滞后,与电力企业的发展规划脱节.

第二,电力企业的档案运作方式分析.

企业档案管理水平的高低决定了企业参与市场竞争的主导性与持续性,在电子网络与信息技术的普及运用时代,现代化的档案管理已具有全球化特征,即档案载体的数字化形态,知识型档案管理以科技创新理论为基础,重视档案的信息化建设,我国电力企业的档案信息化是近几年才逐步提出的,由于观念的落后,电力企业虽然配备了档案数字化的硬件设备,使用率却很低,因为缺乏高素质的信息人才,导致档案信息资源的开发不足,档案管理仍沿用传统经验主义的运作方式.

二、信息化环境下电力企业信息档案管理的思考

第一,电力企业档案信息组织的多元化.

信息化档案管理要求电力企业档案信息组织多元化,电力企业一方面应对档案信息进行多元划分,比如划分为科技信息类,知识信息类、人力资源信息类,工程项目信息类等等,实现档案信息的针对性与秩序性,提升管理与利用的效率.另一方面电力企业应关注档案多元信息采集的严谨性与实用性,认识到档案管理与企业发展的内在联系,从多变的社会信息环境出发,重视企业信息的在生产经营领域的可利用效能,促使档案信息更新与企业发展速度、方向一致.

第二,电力企业档案人才结构的综合化.

信息化档案管理要求电力企业档案人才结构综合化,首先电力企业的档案管理岗位应设置严格的人才聘用制度,确保人才的专业性,并开展相关的培训课程,力求在实际操作中判断与锻炼人员,杜绝经验主义的用人模式.其次,为提升电力企业档案管理的技术含量,适应数字化档案建设,应重视对技术性人才的挖掘,建立档案管理人才与技术人才的综合性人才模式.再次,电力企业档案管理人才的年龄结构应呈阶梯状分布,性别比例应适当,确保档案管理运行过程张弛有度,兼具灵敏性与稳定性.

第三,电力企业档案运作方式的现代化.

信息化档案管理要求电力企业档案运作方式现代化,现代化的档案运作方式为信息化运作,因此电力企业档案管理应加速信息化进程,一是打造电力企业档案管理的数字化系统,促使原有的纸质与照片等载体形式向电子形式转变,积极开发档案信息资源,对其进行数字化加工扫描,建立档案目录数据库；二是利用信息技术革新档案管理手段,比如计算机技术与多媒体技术,扫描技术与OCR技术,编码技术与图像处理技术等等；三是制定档案信息管理的制度规范,确保数字化工作的有序性,比如电子档案的保密制度关系着企业档案信息的安全,应引起足够重视.

第四,电力企业档案服务对象的社会化.

信息化档案管理要求电力企业档案服务对象社会化,电力企业档案服务对象社会化,即实现档案信息资源利用的经济价值与社会效益,电力企业可开放企业的电力科技信息服务于地方电力产业建设,也可开放企业的电力知识信息服务于电力学术领域的研究工作,为电力研究提供实践成果与依据,还可开放企业的电力工程信息服务于同行业的交流与协同合作等.总之,电力企业积极开拓档案的社会利用渠道,提升档案的社会利用率,是实现档案服务对象社会化的根本途径.

（作者单位：山西省电力公司大同供电公司）