如何规范记账凭证摘要的填写

摘 要：记账凭证摘 要是对所核算经济业务的基本概括.记账凭证摘 要的填写质量,直接反映单位会计基础工作的质量和单位会计人员的业务素质,进而影响单位会计账簿的质量,影响会计查询、统计汇总工作的规范有序进行.本文结合普通高校会计业务对如何规范记账凭证摘 要的填写作了简要阐述.

关 键 词：记账凭证；摘 要；填写

中图分类号：F23文献标识码：A文章编号：1001-828X（2013）09-0-01

记账凭证是重要的会计核算资料,它是单位会计人员根据审核无误的原始凭证填制的,载有反映经济业务的摘 要和会计分录,直接作为记账依据的书面资料.记账凭证的主要作用在于对原始凭证进行归类整理,运用账户和借贷记账法编制会计分录,为登记账簿提供依据.记账凭证摘 要是对所核算的经济业务的基本概括.记账凭证摘 要的填写质量直接反映单位会计基础工作的质量和会计人员的业务素质,影响单位会计账簿的质量,进而影响单位会计查询、统计汇总等工作的有序进行.加上目前大多单位都实现了会计电算化,会计核算软件一般都具有较强大的搜索功能,为了便于会计查询,避免或尽量减少翻阅原始凭证,有必要对记账凭证摘 要的填写进行适当的规范.

一、记账凭证摘 要填写的总体要求

为便于会计查询,避免给看账者或查账者造成错觉,能够较快捷、清楚地从明细账簿摘 要中出经济业务内容,记账凭证摘 要的填写总的来说必须做到：简明扼要,突出中心,详略得当,说明问题.

二、记账凭证摘 要填写过程中应掌握的基本要点

1.记账凭证摘 要的内容要符合基本的语法要求

首先,记账凭证摘 要必须是符合语法规范的一句话,所以从语法上讲,一般来说它应是“主谓宾”句型或“谓宾”句型并加上相应的定、状、补语.在日常业务处理过程中,如果采用较为固定的句型来填写记账凭证摘 要,那么在通过财务核算软件进行账务查询的时候,我们只要输入主语、谓语、宾语中的相关词、句,年度账中所有相关业务就都能显示出来,所需数据一目了然,充分发挥财务软件方便、快捷、高效的优越性.如：（1）张某报去某某地出差费用.（2）生物工程系购买日常办公用品.

2.记账凭证摘 要中应反映必要的数字（时间或数量）

如果是每月都要如期发生的经济业务,则要在记账凭证摘 要栏中注明时间,这样不仅能防止记账凭证的重复或遗漏,而且还便于业务查询.如：（1）交某月费、电费、水费、保险费、公积金等.（2）计提某月职工福利费、工会经费、职工教育经费等.如果是购买重要资产的业务,记账凭证的摘 要中应注明购置资产的数量.如：（1）信息工程系购电脑××台.（2）经济贸易与管理系购办公桌××张.

3.对于单纯的收、付款业务,记账凭证摘 要中应反映对方单位名称及业务内容

如果是收、付款业务,则要在记账凭证摘 要栏中注明对方单位名称及业务内容,这样能便于对账及往来款项的核销.如（1）收某某公司教学仪器投标保证金.（2）付某某公司某某仪器购置款.

4.摘 要的字数要把握好,所表述的内容要“简”而“明”

记账凭证摘 要的字数一般为一至二行为限.字数过多,形成账簿后进行账簿打印时,账簿摘 要栏的内容不能全部显示出来,给看账者或查账者带来麻烦.字数过少,不能清楚地该经济业务的内容,必须辅助地通过查询原始凭证才能弄清该经济业务的真实情况,给会计查询工作带来不便.如：李某借款3000.00元用于去某地招生这一业务的记账凭证摘 要就应该填写为：李某借款去某地招生,这样谁借的款、借款干什么的,通过记账凭证摘 要可以看得清清楚楚.

5.对于往来款业务,记账凭证摘 要栏中最好注明经办人姓名

涉及到要挂账的往来款业务的记账凭证摘 要最好注明经办人的姓名,以便于以后的催要及往来款的及时销账.如：机电工程系张某经办预付天地公司购买数控机床款50000.00元业务,在编制记账凭证时,摘 要应填写为：机电工程系预付某某公司数控机床购置款（张某）.

6.复合分录记账凭证应分别经济业务填写摘 要

同一张记账凭证反映不同的经济业务（一借多贷、一贷多借或多借多贷）,则每项经济业务应准确对应一个摘 要,不能笼统使用一个摘 要.如：李某借款3000.00元去某地招生,回来结账时,差旅费开支1800.00元,招生宣传摊位费1000.00元,退回余款200.00元.记账凭证摘 要应分别填写：李某去某地招生差旅费、李某去某地招生摊位费、李某退还去某地招生借款余款.如果将记账凭证摘 要笼统地填写成李某报差旅费,则在会计账簿中的有关业务费用的明细账中对应的摘 要就是“李某报差旅费”,会给以后的对账、查账等一系列会计工作到来不便.

7.对于更正错账类记账凭证摘 要的填写

更正错账也是会计人员可能会的业务.根据《会计基础工作规范》的要求,对于记账后的记账凭证,如发现会计科目使用错误,则必须用红字冲销原错误的记账凭证,其摘 要应为“注销*月*日*号凭证”；如果只是金额有误,则应对该记账凭证进行调整,在编制调整数字差额的记账凭证时,其摘 要应为“调整*月*日*号凭证多（或少）记金额”.如果注销或调整的是以前年度的错误记账凭证,那么必须在“*月*日”前加上“*年”的字样.另外必须注意的是,在注销、订正或调整某张错误的记账凭证的同时,应该在所修改的记账凭证的摘 要栏空白处手工注明：该记账凭证已在*年*月*日*号凭证更正,表明该错误记账凭证已经更正完毕.

总之,记账凭证的摘 要的填写不可能像会计科目那样有严格、规范、统一的标准,但作为会计人员,应努力提高自身的业务水平,增强对会计业务事项的概括、表达能力,力求使记账凭证的摘 要达到标准化、规范化,充分利用现代化的会计核算手段,提高会计核算、管理效率.