本站原创[摘 要]本文简要介绍了商务英语电子邮件的格式,提出了邮件正文写作应该遵循的五C原则,即Correctness（准确）、Conciseness（简洁）、Complete（完整）、Clarity（清晰）和Courtesy（礼貌）原则.
[关 键 词]商务英语电子邮件格式五C原则
商务英语电子邮件以其方便快捷,在现代商务活动中起着重要作用.商务往来中的电子邮件代表着公司的形象,显示着公司的水平和实力,直接影响到客户对公司的评估.所以,商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位.据调查,约有88%的互联网用户使用电子邮件,而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务.随着全球经济一体化的发展,商务英语电子邮件的写作越来越受到重视,本文将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则.
一、商务英语电子邮件的格式
常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：①写信人地址、收信人地址、抄送收信人地址、密送收信人地址.②标题（Subject）.③称呼（Salutation）、开头（Beginning）、正文（Body）、结尾句（Ending）.④礼貌结束语（ComplimentaryClose）.⑤写信人全名（Writer’sFullName）、写信人职务及所属部门（Writer’sTitleandDepartment）、地址（Address）、（Tel）、传真（Fax）等.
其中邮件主题应体现邮件主旨,要引人注目、意思明确,最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体,符合商务英语写作习惯,如不知对方姓名只知头衔,可用“Dear+Title”作为称呼,如只知对方姓名不知性别,可用“Dear+全名”,如邮件为一封通函,则用“DearAll”作为邮件称呼；正文应结构清晰,便于阅读,如正文内容较长,可使用小标题、小段落,或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然.
二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则
商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则,即Correctness（准确）、Conciseness（简洁）、Complete（完整）、Clarity（清晰）和Courtesy（礼貌）原则.
1.准确原则
由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系,其准确性对商务管理与沟通至关重要.具体而言,不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误,电子邮件内容还要叙述准确,以免引起误会纠纷.
2.简洁原则
简洁原则是商务英语写作最重要的原则,指在不影响完整性和礼貌性的前提下,尽量使用简单句子和简短词语.一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写作者的时间,也会给阅读者带来不必要的麻烦,故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务.
在具体写作中,商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了,有大量省略句和不完整句.其词汇特征是用语简洁,语言简明扼要.
另外,为了节约时间和空间,电子邮件中可使用缩略语,如U表示you,Pls表示please,Info表示information,Qty表示quantity,P\C表示piece,L\C表示LetterofCredit（信用证）,FOB表示FreeonBoard（离岸）.
例1.ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.ThisproductmusthethequalitycertificateissuedinFrance.
例2.Price:FOBShanghaiUSD1.96\PC.
例3.Hopeyoucanacceptit.
例１中的两个单句具有明显的因果关系,但写作者并不使用表达因果关系的连接词如since、because,这种舍长句、复合句,选短句、简单句,喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见.例２中缩略语的使用,例３中不完整句的选择,反映了与普通商务信函相比,商务电子邮件更倾向于非正式文体,更为口语化.
3.完整原则
商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整,提供读者所需要的信息,尤其像报盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件,更需要清楚完整,因为只有包含具体信息的邮件,才能达到良好的沟通效果.邮件是否完整,可以用5W1H来检验,即who,when,where,what,why和how.
4.清晰原则
商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚,用词准确.具体表现在：
(1)结构方面,尽量使用短段落.分段的格式使文章条理清晰,看起来更容易理解.必要时使用主题句,因为主题句的使用可以使邮件内容更加一目了然,否则,如果一篇较长的电子邮件通篇只有一个段落,即使用词简洁、准确,也会让读者产生厌倦,不愿读下去.
(2)词汇方面,用词要肯定准确,切忌使用语义模糊、模棱两可的词或词组,以免产生歧义,造成误解,延误商务沟通和贸易.
例1.Thefiguresshowasignificantincrease.
例2.Wewilldeliveryourgoodssoon.
例１中“significant”一词意为“明显的、不小的”,语义模糊,故可以用具体数字替换.例2中“soon”表示“不久、很快”,语义不明确,没有指出具体的供货时间,可改为具体的年月日.
5.礼貌原则
商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则.鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败,买卖双方应十分注意措辞方式,要婉转、礼貌,使对方容易接受.在写作电子邮件时,可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求.
例1.Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers,wecouldnothequotedforsuppliesevenatthatprice.
例2.Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationor65,000pieces.
例１中虚拟语气和例２中委婉语气的使用,缓和了商务谈判的语气,既明确了自己的立场,又使对方的面子免于受损,语气自然诚恳,礼貌得体,很容易为对方接受.
三、结语
随着国际商务活动的不断扩展,商务英语电子邮件的重要性也日益明显.同时,电子商务的普及,往往会让写作者忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式,难免会出现这样或那样的问题.然而准确规范的英文邮件,不仅能反应写信人的英语及业务水平,还可以体现写信人为人处事的态度和风格,有助于建立良好的商务关系,最终对达成贸到重要的作用.因此,有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式,遵循邮件的写作原则.