商务英语信函中的礼貌原则

[摘 要]本文分析了Leech的“礼貌原则”,指出在商务英语信函写作中应遵循得体准则、尊他性准则和一致准则.

[关 键 词]商务英语信函礼貌原则准则

一、引言

作为国际商务活动中的重要载体,商务英语信函是买卖双方互通信息的重要手段和行为依据,反映了双方的文化背景和各自的利益,在国际商务交际中起着举足轻重的作用.随着全球经济一体化的出现,国际贸易飞速发展,商务英语信函的写作质量越来越引起重视.本文将从Leech提出的礼貌原则出发,探讨商务英语信函写作应遵循的得体准则、尊他性准则和一致准则.

二、礼貌原则

英国语言学家GeoffreyLeech提出的礼貌原则（politenessprinciple）是语用学早期的主要研究成果之一,反映了人们对交际现实的假设或解释.Leech认为,人们在语言交际中,都在自觉不自觉地遵守着语言的某种原则,即说话人与听话人之间应尽量地表示礼貌（maximizetheexpressionofpolitebeliefs）和尽量减少不礼貌的表达方式（minimizetheexpressionofimpolitebeliefs）.在吸收美国语言哲学家Grice（1975）提出的关于“会话含义”（conversationalimplicative）及言语交际的“合作原则”（cooperativeprinciple）的基础上,Leech于1983年在《语用学原则》（PrinciplesofPragmatics）一书中,系统地提出了“礼貌原则”理论.

根据Leech的设计,“礼貌原则”理论框架下应该有策略（tact）、慷慨（generosity）、赞誉（appreciation）、谦虚（modesty）、一致（agreement）和同情（sympathy）六条准则.Leech认为,在这些准则中,策略准则头等重要,是指导人们成功交际的普遍准则,其具体内容是减少表达有损于他人的观点,尽量多给别人利益；慷慨准则是指说话人要尽量减少表达利己的观点,尽量扩大对自己的损失；赞誉准则的基本表现是少说不赞誉别人的话,即尽量多赞誉别人；谦虚准则的做法是少说自己的好话,多说自己的不是；一致准则是指谈话者要少说一些和别人不一致的话,多说一些和别人一致的话；同情准则是指尽量缩小自身对对话人的漠然,尽量多地同情对方.总的来说,“礼貌原则”的核心内容就是尽量做出让步,使对方从中获益,从而使交际顺利进行,并使自己从中获得更大的利益.

三、礼貌原则在商业英语信函写作中的应用

商务信函作为一种书面语言交际的介质,同样应该遵循礼貌原则,只有这样,才能写出得体的、能保证商务交际活动成功进行的信函.商务英语信函中的礼貌原则主要遵循的是三个准则,即得体准则、尊他性准则和一致准则.以下笔者将对此进行详细分析.

1.得体准则

商务英语信函的写作应该礼貌得体,应尽量避免自以为是、责备、贬低对方的口气,尽量避免使用表示不良情绪的词,因为这些会损害友好合作,从而影响贸易的顺利进行.例如:

Werejectyourorder.(我们不接受你方的订单.)

为了最大程度地争取客户和利润,在双方出现分歧时,商务英语信函的写作应尽量体现礼貌得体,此句中表示“断然拒绝”的reject显然使用得不够得体,应改为：

Unfortunately,wehebeenunapttoacceptyourorder.(很遗憾,我们不能接受你们的订单.)

另一方面,虽然在商务信函中需要表达一定程度的谦恭以表达必要的礼貌,但也要避免使用过于谦卑的语气,因为这样反而会引起对方反感或有损自身形象.如：

Weareextremelyandsincerelysorryfortheerrorandaskthatyouacceptourhumbleandsincereapologyfortheundueinconveniencesufferedbyyou.

此句过于诚恳的道歉,可能给对方虚情假意的印象,不如改为：

Weapologizesincerelyfortheinconvenienceyouhesuffered.

2.尊他性准则

尊他性准则是指在写作商务英语信函时,应站在对方的立场看问题,考虑对方的处境,明白对方的难处,使对方感到自己的重要性受到尊重,从而鼓励对方与我们合作.具体表现为,在写作商务英语信函时,我们应尽量使用第二人称代词(you,your)而少用第一人称代词(I,we,my,our).例如:

a.YouarerequestedtoamendtheL/Caollows:(请你方修改信用证如下:)

b.WeshallappreciateyouramendingtheL/Caollows:(我们将感谢你方修改信用证如下:)

同样是要求对方修改信用证,上例中a句采取的是我方立场（We-attitude）,从我方的利益出发表达了对对方的要求,让对方感觉你是在下命令,对他们不够尊重.而b句采用的是对方立场（You-attitude）,以对方利益为出发点,采取了为对方着想的态度,比a句更能体现出对对方的尊重和关心,更易为人接受.

3.一致准则

在实际商务活动中,双方在利益方面总有些分歧或冲突,这时商务英语信函的写作应尽量遵循一致准则,先扩大双方的相同意见,尽量缩小分歧.例如：

Weappreciatethegoodqualityofyourgoodsbutunfortunatelyyourpricesappeartobeonthesideevenforgoodsofthisquality.Weregretthatatthesepriceswecannotplaceanorder.However,welikethequalityofyourgoodsandwouldweletheopportunitytodobusinesswithyou.Maywesuggestthatyoumakesomeallowanceonyourquotedpricessoastointroduceyourgoodstoourcustomers

这是一封对报盘的回复函,虽然对有异议,但为了达到让卖方给与折让的目的,买方在信中遵循了一致准则,先肯定了商品的质量,扩大双方的共识,再提出分歧.这样大大提高了交易的可能性.

四、结束语

在全球化的经济形势下,商务英语信函作为国际贸易的重要沟通手段,愈来愈受到人们的重视.礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助公司建构起良好的商业形象,进而做成好生意；反之,礼貌欠佳、用语不当的信函则会给公司带来负面的影响,弄砸了生意不说,还有可能毁了公司苦心经营的商业形象.因此,在商务英语信函写作中,要善于运用各种礼貌策略,积极实现贸易双方有效沟通,从而建立和维持平等互利的贸易关系,最终促进贸易活动的顺利进行.