接待工作五步法

接待工作是办公室业务中最常见的工作,其规律也是有章可循的.笔者从事接待工作多年,也算是尝到了其中的苦与乐,逐步摸索了一套工作方法,愿与大家交流,也为初任秘书从事接待工作提供参考.

接待工作五步法就是将接待工作划分出五个方面,每一面内容包含接待的不同任务,只有面面相同,环环相扣,才能将复杂的任务简单化,更加理顺工作脉络,切实做好公务接待工作.

第一步,明确“一种责任”.公务接待是任何单位必不可少的一项政务活动,任务繁琐、工作辛苦,作为公务接待人员必须明确责任意识,既要从党的事业发展大局出发,增强做好公务接待工作的责任感和使命感,更要从单位自身发展出发,突出做好公务接待工作的实效性和针对性.他山之石可以攻玉,学习交流是党政机关攻难克艰的内在需要,公务接待工作必不可少.牢固树立围绕中心服务大局意识,明确身担责任光荣而艰巨,必须牢固树立服务的政治意识,责无旁贷、高效便捷、文明节俭地做好公务接待工作.

第二步,树立“两个意识”.秘书公务接待要树立服务意识和质量意识.首先,校办公室工作就是为教学科研服务、为领导服务、为各部门服务、为广大教职工服务.公务接待是办公室的重要职能,自然离不开四个服务,所以公务接待工作必须树立服务意识.其次,创建一流党校需要一流的服务,一流的服务离不开高质量的服务水平,所以,公务接待工作必须树立“质量意识”.针对接待工作中的关键环节,必须处处留心,周密考虑,谨慎行事,及时弥补可能存在的疏忽和纰漏,确保接待工作“零失误”,做到前期沟通联系确定接待要素要细,事前制定方案准备工作要细,接待过程任务衔接要细、接待结束档案整理发布信息要细.

第三步,熟悉“三情”.公务接待是一面镜子,一个窗口,集中反映着一个单位的整体管理水平,代表着一个单位整体形象.公务接待人员必须熟悉“三情”,即“省情、市情、校情”.“省情”就是全省的经济社会发展、人文景观特况,全省党校建设发展情况；“市情”就是全市经济社会发展、人文景观特况,全市党校建设发展情况；“校情”就是党校概况、历史沿革和培训特点等.只有熟悉“三情”才能相互交流,有问有答,服务于接待对象.

第四步,把握“四关”.公务接待工作要把握“四关”,即“礼仪关、标准关、细节关、总结关”.“礼仪关”就是公务接待中的规范,包括接待规格,领导座次、会场安排、乘车顺序、服装要求等等；“标准关”就是公务接待中的不同层级对应不同标准,坚持节俭便捷、把握标准略有灵活原则；“细节关”就是质量关,是接待工作成败的关键,必须树立细节决定成败的理念；“总结关”就是前事不忘,后事之师,及时总结接待中的失误,吸取教训,以便在今后接待中做得更好.

第五步,做到“五勤”.“五勤”,即“手勤、眼勤、嘴勤、腿勤、脑勤”.“手勤”就是认真制定接待方案,接待中不明白的事情要随时记下,接待结束后要及时总结汇总信息；“眼勤”就是在接待过程中始终处在眼观六路耳听八方的状态,及时判断确定接待过程的进展动态；“嘴勤”就是做好接待过程中的交流,确保接待要素准确,做到不明白的及时向接待对象问,不确定的尽快向领导请示,不知道的早向有关资源库了解；“腿勤”就是在接待中确定考察参观路线、领导代表行走路线活动范围要腿勤；“脑勤”就是接待过程中要多动脑多思考,对于接待中碰到的事情要多分析,及时纠正接待中的偏差.