企业会计电算化风险相关防范措施探析

【摘 要】随着计算机技术的普及,会计电算化以其高效、准确、应用范围广等优势代替了传统会计行业的手工记账,但是在使用过程中,会计人员逐渐发现,电算化也存在部分风险.本文着重分析了目前企业会计电算化存在的典型风险,并对这些风险提出了有效的防范措施.

【关 键 词】会计电算化电算化风险防范措施

会计电算化的兴起是会计行业的一次重大变革,它不仅减少了会计工作的繁琐程度,还为企业财务高效运转提供了方便.电算化在一定程度上实现了会计核算和会计管理的高效性、快捷性、便利性以及实时性.但是,在电算化给会计行业带来飞速发展的同时,会计行业也因此出现了新的风险、产生新的矛盾.因此,寻找解决电算化带来的风险的问题已经成为企业会计界探究的焦点.

一、会计电算化风险概述

会计电算化,是将会计信息作为管理信息资源,全方位运用信息技术对其进行获取、加工、存储、输出、应用等处理,为企业经营管理提供充足与实时性的信息.概括起来就是将电子计算机应用到会计工作中.会计软件可以完成部分手工无法完成的会计工作,最重要的是电算化可以帮助会计人员高效完成复杂繁冗的会计工作.

由于会计信息系统自身的特点,会计电算化后的固有风险增加了不少.具体来说是因为在会计电算化系统中,相关人员录入原始凭证或记账凭证后,系统就会自动生成记账凭证,系统也会自动生成会计账簿、报表等,因此,若对原始凭证或记账凭证进行增、删、改动,最终的会计结果就会改变,且不留下任何可辨痕迹.而手工记账则很难对已经写入的数据进行修改,即使修改一种报表也不会影响到其他数据报表.在此意义上,电算化的风险比传统手工记账风险更大,且无法追究难度很大.除此之外,给企业会计工作带来风险的还有计算机病毒、电源故障、程序处理错误、网络问题、遭遇非法用户入侵等.

二、会计电算化风险分析

(一)商业机密更容易泄露

这是电算化给企业带来最严重的风险之一.信息技术的发展是既有利端又有弊端,不法分子可以通过高科技手段非法窃取商业机密,篡改财务信息,对记账凭证或原始凭证进行删改等操作,严重的情况下可以导致企业的破产.企业要想取得优势的竞争地位,又离不开先进的信息传递技术,因此这是一个矛盾的问题.为了会计电算化系统运行网络的安全,企业要积极采取一系列措施对这些不良攻击加以控制.

(二)电算化软件配置不当

市场上的会计软件有十几种,其中使用较多的有网络财务软件、在线财务软件、会计信息化软件、会计决策软件等.不少财务单位在选购软件时,往往会陷入两个误区,即追求最新、最先进的产品,而忽略了最佳效益原则；另一个则是遵从节约的购买原则,购买廉价的甚至盗版的软件,致使在使用过程中频繁出现问题,非但无法为企业节省开支,反而降低了工作效率,严重者造成企业财务混乱.总之,企业在购买财务软件时,如果不考虑企业自身的需要和实际情况,一方面将导致资源的浪费,另一方面为会计工作埋下隐患[1].

(三)财务内部制度不够完善

用电算化处理数据时,电子数据只要经过确认即可自动生成记账凭证、报表等数据,这表明审核和确认的电子数据直接决定了账簿和报表的真实性、准确性.用手工记账则不会造成严重的后果,因为每个环节都会有不同的财务工作人员签字盖章,想要整体篡改财务数据几乎不可能.为了降低这种风险的严重程度,可以加强授权、审批等内控制度的力度.此外,有些单位没有做到将财务各环节的工作分离,比如有些会计人员既对数据进行输入和输出,又负责数据的报送,这样扩大了查漏的难度,不利于在出现财务漏洞找到问题根源.正是由于内部控制制度的力度不够,才造成重要数据被未经授权的人员作假舞弊的现象发生.

(四)会计人员操作不规范

不少中小型企业的会计人员在短期的电算化培训后就上岗工作,对电算化的基本知识和基本操作还不够熟悉,对计算机的维护管理、软件硬件的基本知识比较生疏.只经过短期培训的财务人员,非但不能在电算化发生故障时及时解除,还可能因为自身的操作失误造成数据的丢失、硬盘的烧毁、系统的崩溃等问题.因此,财务人员的不规范操作是导致电算化后企业出现的财务风险.

三、防范电算化风险的策略

虽然互联网的普及扩大了会计电算化获取信息的途径,提高了工作人员的工作效率,但与此同时,互联网也给电算化增加了风险.为了会计对电算化中的不良因素加以控制,保证电算化系统运行网络的安全性,企业首先对电算化信息库进行使用限制管理,实现公司相关人员每人一个,访问权限也要进行控制.企业要求会计人员对会计信息进行严格的加密处理,防止的恶意攻击,会计信息.工作人员定期对软件杀毒,防止病毒的侵入造成数据的流失.

企业在购买电算化软件时,要从自身实际情况和需求出发,选择最适合自身企业财务的软件.为了避免因软件造成的隐患,首先企业在选购电算化软件前,应规划好需要添加的设备的类型、型号、数量等.其次要注意购买经过相关部门审核通过的会计电算化软件,最好是知名品牌,并且与供应商签订合同,以便售后问题的解决.所购买软件应配备详细的操作说明书、疑难问题的解决办法等.软件在使用之前必须设置为未经授权,以确保操作人员无法更改数据,避免因数据修改造成的巨大损失.除了购买知名名牌软件外,尽量购买大型财务软件,在使用一段时间后能够及时更新升级,保证软件的长久使用.

首先,企业应提高财务人员的职业素养,防止相关人员因为利益的诱惑做出违法的事情.其次考虑到电算化后软件操作的重要性,企业应该积极培养会计电算化专业化人才.要求其考取会计电算化证书,每隔一段时间进行一次电算化操作考核,在软件更新后及时培训电算化操作人员新的知识.为了建立健全的岗位分工责任制,明确规定开发维护人员不能兼任财务人员,电算化岗位人员不得兼任等.这样做的目的是减少一人多项授权现象,减小权利范围,以防止其非法操作[2].为了有效防范电算化操作人员篡改的风险,企业可以选择建立操作日志制度,即在相关人员操作后,系统自动生成操作人员的相关备注.最后,企业应该定期检查电算化软件中的财务信息,一旦发现不对的地方,立即检查找出问题所在,将问题消除在萌芽状态.

为了尽量减少因技术不熟练而造成会计电算化过程中的失误,电算化操作人员应该对软件达到一定的熟练程度.会计电算化的实现不仅是会计核算工具和方法的改进,也是会计体系的改进.因为会计电算化使得会计工作人员得以从繁琐的记账工作中解脱出来,而剩余的时间则用于财务管理上,整体上促进了企业经济的发展.会计人员既要充分了解会计电算化对企业发展的重要性,又要认识到防范电算化风险的迫切性,更要意识到会计电算化财务工作并非一蹴而就,它需要相关人员不断学习更新自身的知识.因此,可以根据实际情况直制定会计电算化发展计划,逐步展开工作,在工作中不断总结经验.

四、结束语

企业的会计电算化风险是客观存在的,我们既要了解它的风险,又要积极寻求防范的措施.当然,电算化的弊端不可能一下子剔除,这就需要计算机网络技术的提高、企业领导的积极应对、相关工作人员的职业素养的提升等 ;等各方面的协调努力,促进企业会计电算化发展到一个新的高度.