本站原创［摘 要］办公室是单位和公务机构中的中心部门,工作性质特殊、综合性强.新形势下,如何做好办公室管理工作,提高办公效率,关键在于提高办公室工作人员整体素质.
［关 键 词］人员素质；管理方法；办公室
doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2012.16.053
［中图分类号］F272.92［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2012）16-0087-02
办公室是各种企事业单位和公务机构的心脏、窗口和形象,在各部门、各单位的工作联系中它起着上传下达、承前启后的重要作用.新形势下,随着机构的变革和发展,办公室的地位和作用日显重要.如何把办公室建设成为把握全局的参谋中心、传达政令的指挥中心、管理事务的协调中心和机关工作的服务中心,办公室工作人员的素质建设已经成为新时期办公室建设的主要问题.办公室工作人员的素质直接关系到办公效率的高低.因此,加强办公室工作人员管理与建设,提高办公室工作人员素质是办公室工作的首要目标和关键任务.
１强化意识,提高思想素质
１．１加强思想道德修养,提高职业道德水平
道德修养是人类道德精神的升华,是指一个人在思想品质、道德意识等方面经过自我锻炼、自我改造、自我教育所达到的一定的道德水平和在实践中所形成的道德情操.良好的思想道德修养,高尚的职业道德是办公室工作人员规范办公的前提条件.作为领导的参谋,办公室工作人员思想道德和工作作风必然会因其自身言行影响决策层的形象与威信.所以办公室工作人员必须加强自己的思想道德修养,坚持正确的政治方向,在思想上、政治上和党高度保持一致.努力学习党的理论成果和相关法律法规,刻苦钻研业务知识,不断提高理论素养的同时,也提升自己的思想境界和道德水准.不仅学会明白做人,还要学会实在做事.严格按照领导的指示和意图办事,任劳任怨,埋头苦干,加强保密观念,严守机密,恪守职业道德,自重自强,公道正派,不做违反原则的事情.只有通过自己的不懈努力,才能不断地提高自身思想素质,搞好服务工作.
１．２强化意识,提高效率
办公室是联系领导层与职工、机关与基层、本单位与外单位的桥梁.办公室的责任则在于辅助领导完成决策和指挥工作,在于协调职能部门完成好组织实施工作.所以,办公室工作人员必须树立大局为重、出谋划策、服务至上、无私奉献的工作意识,才能真正适应领导者和职能部门的工作节奏,最大限度提高工作效率.
作为一个特殊的核心综合部门,由于承载着参政议政、沟通协调,督办落实、文件督办、管理事务等多项职能,办公室人员必须立职,胸怀全局,认识问题、分析问题、出谋划策等都要自觉从大局出发,以大局为重,注重整体效果,统筹兼顾.正确处理好大局利益与局部利益、集体利益与个人利益之间的关系.始终牢记为人民服务为宗旨,牢固树立服务意识,全方位、全过程、高效率为领导搞好服务,充分发挥其协调各方的作用.以积极的态度,为基层和群众搞好服务,把工作做深、做细、做实,让领导、让群众真正满意.在面对复杂矛盾、难以解决的问题时,办公室工作人员要做好参谋助手的角色,要善于为领导出谋划策,在决策前先调查研究,结合实际情况,提出一些建议供领导参考.准确有效的谋略,是领导科学决策的前提,也是办公室工作效率的体现.
办公室是窗口,办公室的服务质量直接影响到单位和领导在群众中的形象和地位.办公室工作人员只有牢固树立服务意识,把服务领导、服务机关、服务基层、服务群众作为办公室工作的宗旨.乐于奉献、吃苦耐劳,不计得失、脚踏实地,讲实干、办实事,才能全面提高服务质量和服务水平,工作取得实效.
２强化能力,提高业务素质
２．１沟通协调能力
办公室担负着保证各级各部门上下联系畅通和工作正常运转的重任.综合协调工作做好了,就能消除因政策抵触、利益矛盾而引起的内耗,让领导集中精力抓大事,提高工作的整体效能.因此,办公室工作人员在工作中要做好纵横协调、内部协调等多方面工作,妥善处理各方面关系,按制度、按原则尽最大努力满足和适应各项工作的需求.这就要工作人员要能深入实际、理性思考,协调处理好各种工作.在有效的沟通协调时能够以人为本,坦诚相待、体谅谦让.具体工作中注重沟通细节、注重调查研究、注重分析结果.在处理工作时有良好的心态和较高的语言沟通能力,能准确传达领导的中心思想,表达时用词准确,不拖泥带水,富有表现力,赢得理解和支持,这样就能形成合力,营造良好的办公氛围.
２．２公文处理能力
公文处理是办公室工作的一项重要职能,它不仅体现出机构高度的权威性、严肃性和有效性,而且反映了办公室工作人员的思想作风、工作作风和文风,同时也是办公室做好管理、协调、服务等工作的具体体现.为保证工作高效开展和落实,这就要求办公人员在公文处理工作中着力大局,坚持正确的政治方向,在行文过程中做到严肃认真、一丝不苟,保证公文不出现错误和偏差.在办文程序上能严格把关、规范手续.审核公文时把问题遏制在发文之前,重点审核文种、格式、标题、要素、附件等是否正确、规范、简洁、齐全、完整.行文时还要保证文字严谨规范、准确精炼,印发出主题鲜明、观点鲜明、文字简洁的高质量文件,切实推进办文进度,确保公文高效流转,提高工作效率.
２．３办公自动化系统运用能力
在信息化社会的今天,先进的网络科技已融入到传统的办公方式中,现代化办公方式正在不断改造着传统意义上的办公室,复杂、繁琐的办公室事务逐步自动化、流程化和数字化,各单位、部门的工作效率大大提高.办公自动化涉及到各部门、各机构中的每一个领域、每一个人,很多办公室工作已采用自动化、流水线式的工作方式,如文件处理,从起草、审核、签发、发文,到收文、签收、批办、办文、催办等.它的完成涉及很多人、很多环节,其中任何一个环节如果出现障碍,下一个环节就无法顺利进行.这就要求每一位办公室工作人员,必须系统掌握计算机办公自动化方向所必需的专业基本知识和基础理论,熟悉使用办公室现代化设备以及计算机设备的相关技能,能够进行常用网络安装与维护.才能适应现代社会自动化办公的工作要求,真正实现跨部门流程化协同工作,提升工作效率.
总之,只有德才兼备的高素质办公室工作人员才能适应复杂多变的现公室工作,才能及时高效地做好办公室工作,才能创出佳绩.