本站原创作为办公室工作内容之一的档案管理,因为夹在众多繁复的工作之中,往往被边缘化.只有做好档案管理工作,才能充分发挥档案作用,有效促进各项工作顺利开展.如何改善基层办公室档案管理工作,对提高单位工作效能,甚至推动一个行业提高效能都有重要意义.
一、基层单位办公室档案管理现状
（一）人员少,承担工作冗杂.大多数基层办公室都存在人员少、工作多的情况.像报纸分发、车辆油耗统计、会务接待、职工户籍管理、计生情况管理、水电维修等等,一件件看起来都是不起眼的小事,但是小事多了也耗人力耗时间.一般情况下,基层单位办公室作为后勤保障部门,却没有充足的人员安排,因此呈现出人员少、工作冗杂的情况.基层档案管理工作更是如此,只要,很少专职.
（二）基层办公室档案管理基础设施相对落后.现实状况是很多基层单位或由于资金困境、或由于档案管理受不到应有重视、或由于管理人员专业水平受限,没有普及计算机技术,尤其是有些办公室短期留存部分材料,配备相应的设备也跟不上步伐.
（三）对办公室档案管理工作重视程度不够.基层单位办公室的临时档案管理通常是由文书或者其他人员,并没有专业人员负责.档案管理工作对技术性要求相对较高,但是办公室人员缺乏专业的档案管理知识培训,对档案管理工作的程序、分类和意义了解不够,导致很多基层单位办公室对档案管理工作的认识主要停留在最基本的档案信息收集、整理、保管等层面,有的还存在分类混乱的情况,更少注意到以后档案资源的综合利用,所以不能有效地推动档案管理工作的深入开展.
二、如何有效改善基层单位办公室档案管理工作
（一）建章立制,让事务篓子的工作实现有条不紊.“无规矩不成方圆”,基层单位办公室的工作再多,只要建立和完善科学合理的管理制度并落实到位,便能实现人少事多情况下的有条不紊.档案管理作为办公室工作内容之一,也要具备科学的管理制度.制度的制定务必责任到人,对档案材料和准档案材料的分类、保密等都形成细化的制度,不断规范办公室档案管理,才能保证档案材料的及时归档与档案的真实有效性.
（二）加大投入,不断完善基层单位办公室档案管理工作环境.信息化时代,逐步建立和应用电子信息化进行办公室档案管理势在必行.利用计算机、扫描仪等设备对文件进行归类、保存,建立电子信息检索等,可以提高档案材料管理效率,同时辅以必要的保护措施,可以使档案的保密和安全系数更高.因此,建议各单位提高对办公室档案管理工作重要性的认识,尽量加大资金支持,完善办公室档案管理设备,促进办公室档案管理工作环境信息化.
（三）有效提高办公室人员档案管理技能水平和工作认知度.办公室工作人员既要完成事务篓子的一大堆零七八碎,还要以负责的态度对待档案管理的一系列工作.各单位要鼓励职工或组织职工参加多种形式的档案管理专业培训,参加档案管理部门组织的业务交流,及时更新档案管理工作人员的专业知识,提高技能水平,以更好地促进档案管理工作的开展.提高工作人员对档案管理工作意义的认识,使工作人员正确认识到自身的工作范畴与工作责任,提高档案管理意识.
综上所述,基层单位办公室的档案管理工作虽然可能仅是档案管理工作的一部分,但是不可缺少的,也是不容忽视的.做好这一环节的档案材料管理工作,是整个单位档案管理完整、有序、高效的前提.通过完善建章立制、加大投入、提高人员素质、强化意识等措施,基层单位的办公室档案管理工作自然会得到改进,从而推动单位各项工作实现有序发展.
（作者单位：山东省胶东调水局东营分局）