本站原创【摘 要】工程资料是记载工程施工活动全过程的一项重要内容,它是施工单位在工程施工过程中形成的,是实物质量的真实写照,它又是城建档案的重要组成部分,也是工程竣工交付使用的必备文件,又是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建的原始依据.
【关 键 词 】资料收集整；质量问题；对策
工程资料是工程项目有关各方在建设管理、质量控制以及技术措施等方面的原始记录,是工程竣工验收的重要依据,也是日后维修、扩建、改建、重建的重要档案依据.也是反映工程质量和管理水平的依据.
一、施工资料的收集整理
施工资料应以各施工过程中形成的重要资料为主进行收集、整理.一般可以分为几个阶段：
1.工程施工前收集、整理的资料
工程开工前,就应收集工程施工许可证、地质勘察报告、施工图纸、开工报告、图纸会审、施工组织设计、技术交底等资料.其中施工组织设计是指导拟建工程施工全过程各项活动的技术、经济和组织的综合性文件.
2.施工过程中各分部工程资料的收集、整理
各分部工程资料包括：①设计交底、设计变更洽商记录；②技术交底；③原材料、半成品、成品出厂质量证明和复试报告；④施工试验报告及检测报告；⑤施工记录；⑥隐蔽工程验收记录；⑦检验批、分项、分部工程验收记录等.在收集整理分部工程资料中应该注意几点.
a.及时收集整理设计变更、洽商记录
强调两点要求：其一,应分；其二,应注明修改图纸的图号.若在后期施工中,出现对前期某一变更或其中某条款进行重新修改的情况,则必须在前期被修改条款上注明“作废”字样.收集时应注意设计变更通知单需有建设（监理）单位和设计专业负责人签认方可有效.
b.做好施工试验资料的收集、整理
当水泥出厂超过三个月,施工单位必须进行复试,并提供试验报告.进口材料和设备应有商检证明和中文版的质量证明文件、性能检测报告以及中文版的安装、使用、维修和试验要求等技术文件.
c.做好施工记录和隐蔽工程检查记录
施工记录是对现场施工情况的真实反应,要如实填写.隐蔽工程检查记录即对隐蔽工程进行检查,并凡未经隐蔽工程验收或验收不合格的工程,不得进行下道工序的施工,隐检合格后方可进行下道工序施工.
d.做好技术交底工作
技术交底必须满足设计和施工规范、工艺标准和质量验评标准的规定,必须以书面形式进行,列入工程技术档案.经过检查和审核,有签发人和被交底人的签字.
3.施工竣工资料的收集、整理
①施工单位提供全套施工技术资料叫监理机构核查.在《工程竣工报告》上签章并交建设单位,签章后工程进入竣工验收阶段.②收集监理、设计、勘察三方分别出具的竣工验收报告资料.③收集各技术资料.④竣工图.凡是利用原图编制竣工图的,图面必须达到八成新以上,无油污、无磨损、图字清晰,并在显示标题栏的页面空白处加盖竣工图章后方可作为竣工图,竣工图编制人、技术负责人应逐张签字.然后由现场监理工程师及总监理工程师签字方可归档.
二、施工资料的归档与移交
1、工程施工资料必须做好及时性、真实性、准确性、完整性,并能够反映工程建设活动全过程的文件材料,归档文件必须经过分类整理,并应组成符合要求的案卷.
2、工程资料的移交：工程档案一般不少于两套,一套由建设单位保管,一套移交城建档案馆.且城建档案馆的资料必须是原件,以便今后查阅.
三、竣工资料的质量问题
1、施工技术管理文件原件不齐全.个别施工管理重要文件是复印件或者是缺少签字盖章等,难以满足工程资料档案管理的质量标准要求.
2、施工资料表格格式不统一、不规范.在开工前没有统一规定的内容和格式,而且对于资料的编制填写都没有注明,不便于检查、装订、组卷.
3、施工原始资料书写不规范.原始资料的文字字迹潦草,使用不规范的汉字,甚至还有错别字,修改后不加盖单位章或没有修改人的签字,给后期竣工资料编制工作带来极大的困难.
4、竣工资料移交不及时.不能按规定及时移交工程竣工资料,造成统一管理的时间延误,甚至导致竣工资料丢失.
产生这些问题的主要原因有以下几点：
1、档案意识薄弱.由于对档案法、档案知识和有关竣工资料编制的质量标准规范宣传力度不够,造成工程管理人员、监理人员、施工单位领导人的档案意识薄弱,存在重建设、轻档案的现象.
2、责任落实不到位.一是建设单位与施工单位签订的合同中对竣工资料的整编责任、内容、深度等要求不明确、不具体；二是施工单位缺乏完善的管理网络,相关人员档案管理知识匮乏,业务素质低；三是缺乏有效的监督考核机制.
3、人员素质不高.一是施工单位技术力量薄弱,管理水平差；二是监理单位人员有专业技术但档案管理知识不足,导致对现场签证资料把关不严.
4、过程控制不到位.一方面由于对工程进度不了解,资料的内容不能与实际的施工进度情况相符；另一方面,不熟悉施工工艺操作过程,在资料表格编制的过程中,出现该有的项目内容没有填,不该有的项目内容却填了.
四、提高工程资料质量的措施与对策
1.加强建设项目档案管理制度建设.
加强和完善有关的制度建设,使其成为自觉遵守的准则,才能使建设项目档案管理工作规范化、科学化、效率化得到根本保障.
2.完善建设项目档案管理工作程序.
项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理,对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导,确保项目档案工作与项目建设同步进行.
3.加大对项目档案管理工作的考核力度.
要特别强调需要各参建单位“协同作战”.要求项目建设单位在签订招标合同时就要把项目档案的整理要求明确提出,并把档案管理工作与工程奖挂钩,督促其严格按照建设单位的要求及时完成档案管理的各阶段性目标任务.
4.加强档案管理人员的专业知识培训.
建设单位必须在工程建设之初就要组织参建单位档案管理人员进行集中培训,从工作源头开始就严格按照规范要求开展工作.
5.加强项目档案的安全管理.
从以往工程项目档案管理工作经验看,实现档案安全管理,就必须在软硬件两个方面下功夫.在硬件方面,要求工程项目建设单位,提供符合要求的档案库房并根据外部环境具体情况配备齐全的相关设备.尤其在防火、防盗、防震、防湿、防干燥等方面要达到标准.在软件方面,要求各参建单位加强档案的收集、整理、审核、归档、报送、使用等各环节的管理,做到不毁、不丢、不错、不漏、不乱.
6.做好工程项目档案验收工作.
在正式验收前,要组织预验收小组,按照国家档案局的有关规定和要求,认认真真地进行抽查,重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议以及一些重要的声像材料.这里要强调的是,施工图可以作为竣工图保存,但必须要加盖并完备签署竣工图章,否则施工图就不能作为竣工图来保存.
结束语：
建设工程资料管理工作是一项系统工程,涉及各个专业技术部门和一项复合型工作.要保证工程资料的完整、准确、系统、齐全,真实的记录和反映施工及竣工验收的全过程,就必须不断加强建设单位、监理单位和施工单位的基础管理水平,加强制度建设,强化过程控制,严格竣工验收审查把关,同时要充分发挥各级档案人员的监督指导作用.