本站原创【摘 要】本文论述了图书馆管理中规划的地位和作用,从国际经验归纳了图书馆管理的基本结构和要素,总结了我国图书馆应当借鉴其法制化、重视过程、借助外部力量和重视评价与更新等特点.
【关 键 词 】图书馆管理；规划
随着我国正式成为世界贸易组织成员国,图书馆界面临一个向国际惯例靠拢,按规则办事的问题.中国图书馆行业在新世纪的发展同样要注意在管理上的国际“接轨”,不仅我们目前的管理离国际先进水平还有很大差距,而且“入世”以后,中国的社会组织结构会有调整,图书馆行业面临更大的管理挑战.就以数字化为例,图书馆实施数字化的过程,必然伴随着一个重大的管理创新,实践经验表明,图书馆数字化顺利实施的主要障碍不是技术落后而是管理的落后.要成功地施行重大管理改革创新,需要我们更深刻、更系统地理解一些更加基础的管理知识和国际经验.
一、规划及其在管理中的地位
管理是个普遍适用于包括企业和非盈利机构在内各种组织的概念.实际上“管理”一词可能在不同的场合运用.在最高层可能指向治理层面,即组织的基本利益构架:如合伙制、公司制,非营利(部门或组织) ,机构内从属性质或是慈善机构等,在日常生活中“管理”更多的是指具体执行层面上的规章、项目管理和薪酬制度等.但是这还不够,在国外,“管理”概念还要指向组织的宏观层面,有时被称为经营管理,这里的经营主要是指规划、营销、机构设置、流程设计等.而我们现在最缺乏的是对经营层面上的知识和认识.
根据组织行为学和管理的实践,规划是管理者的首要任务.它包括确定目标、建立战略、制订计划以协调各项活动.尽管存在多达几十种管理工具,贝恩咨询公司对全球企业组织的调查发现,在1999年用得最多的还是战略规划( 76% ) ,使命和愿景描述( 70 % )和目标(69 % )这三种.通过制订规划,管理层在变化的环境中更好地认识自己在社会上的地位和使命,聚焦于具体的奋斗目标,确定通过计划、项目来实现这些目标.这是任何组织进行规划的目的,图书馆也不例外.近年来战略规划的一个趋势就是从企业、私营部门向公共部门和非营利部门发展.规划研究专家认为:营利或非营利组织在规划的目标重点上当然有区别,但是就规划的结构而言,没有很大差别,倒是组织的规模大小影响更大,因此管理学的一般规划方法也应适用于图书馆.
在这里主要探讨图书馆经营管理中规划的应用.什么是图书馆规划 图书馆作为一个组织,其规划与一般组织并没有什么大的区别.它说明了组织的位置在哪里,想要做什么,以及如何去做到这样一些非常基本的问题.美国《罗德岛公共图书馆管理委员会手册》为图书馆规划作了如下说明:规划是为图书馆服务的未来所作的精心的、优先的准备方式.基于对社区的了解、社区的期望和资源,以及对社区未来需求的合理预期所做出的长期规划将能够使图书馆理事会和管理人员更好地履行提供有效和积极的图书馆服务的责任.因此可以说规划是图书馆为了面向未来,应付挑战的最重要的管理工具.
二、图书馆规划的结构和要素
图书馆规划并没有固定的结构和要素.但是在同一系统、同一地区,国际图书馆界的管理当局往往会有一定的要求.这里先举几个例子.
1997年9 月发表的《马塞诸瑟州1998 - 2002年图书馆服务与技术法》,它规定图书馆必须制订3—5年的长期规划,其最低限度必须包括:使命的描述、需求的描述、规划目标和具体目的、为实现目标和目的行动计划(至少是第一年的) ,其中需说明达到目的所需的活动,及其时间框架和其它可以衡量的指标、关于规划方法的简单叙述、管理委员会的批准,最后,每年10月要根据规划对下一年度作出更新.
威斯康星州公共事物指导部根据1998年7月生效的该州图书馆法修订版,提供了郡图书馆规划样本,其结构如下:
1)使命描述, 2)背景, 3)目前图书馆对本郡居民所提供的服务, 4)当前图书馆对本郡居民提供服务的资金来源, 5)规划目标和具体目的,如果你想省略目的,也可以是“目标和行动”: 6)实施(这部分必须包括规划期内为实现目标所必须的所有行动) , 7)未来工作,包括规划的评估和更新, 8)附件.
2001年3月19日完成年度更新的罗德岛州图书馆5年规划,其主要框架很有典型性.这份44页的报告首先进行环境扫描,以分析图书馆的需求,然后用一页来叙述图书馆的愿景,用5行文字提出图书馆的使命,接着是一个规划过程的叙述.规划的主体是方向、优先关注和项目,其中用表格详尽描述了各个具体计划及其预算.规划的最后具体提出了评价的要求和具体计划.
英国爱丁堡大学图书馆的四年规划题为《图书馆战略1999—2002》.该报告在格式上和美国图书馆界不完全一样,在引言部分包含了一段图书馆使命描述,接着是战略愿景,第三部分提出资金来源、服务、人员等8 个方面的战略方向,并加以具体叙述,详细的指标列在附录里.
从这几个例子可以看出,图书馆的规划虽然不完全一样,但明显地具有一些共性.大多数战略规划都包含使命和愿景描述,这是规划极其重要环节,而常常又被忽视,需要做一点说明.
使命描述是关于组织为什么存在基本理由的简要说明,指出其主要服务功能和这些功能所针对的用户群完全认同.不少著名的公司都有简洁而广为人知的使命表述,例如沃尔玛公司称其使命为“让老百姓有机会买有钱人买的东西”, 3M公司则是“用创新的方法解决不能解决的问题”等.从许多实例来看图书馆规划的使命描述没有固定的格式,从一句话到多段文字都有.例如芝加哥公共图书馆的使命描述为:“我们欢迎并支持所有人民享受阅读,寻求终身学习,我们一起努力工作通过图书、服务项目和其他资源公平地提供信息、思想和知识,我们相信自由地阅读、学习和发现”.
愿景描述是关于组织发展未来所期望前景的描述.在战略研究中常常进行情景描述,那是一种对于“如果这样,未来就会那样”的预测,预测的结果会是多种不同的情景,愿景是其中我们所希望的一种情景.