本站原创【摘 要】电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁盘、光盘、硬盘等载体,依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件.本文就针对电子文件的特点,电子档案管理工作中存在的问题以及怎样做好电子档案管理工作进行简单的探讨.
【关 键 词 】电子文件；电子档案；档案管理
0 引言
随着社会信息化程度的不断加快,电子文件如雨后春笋,电子文件在档案管理工作中的地位越来越重要.本文针对笔者在工作中对电子文件的认识和了解,从电子文件的特点和在工作中遇到的问题以及怎么做进行思考和简单的探讨.
1.电子文件的特点
1.1 电子文件对设备有很强的依赖性
电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的.特定的电子文件是依赖特定的设备和特定的软件而存在的.因此离开了相应的计算机或软件,电子文件就无法识别和传递,那么电子文件的有效信息便成为无效信息,也就失去了它本身的价值.
1.2 电子文件的共享性
电子文件与纸质文件不同,它可以不受时间和距离的限制.人们可以通过网络把同一份文件传送给不用的接收者,达成资源的共享.局域网内也可以在电脑上创建共享文件夹,公司内部工作人员可以直接在自己电脑上分享共享资源,提高工作效率.
1.3 电子文件的不安全性和易改性
电子文件是在计算机内传递的,容易被操作者修改或者复制,修改之后没有痕迹,很难发现这就是原件.所以电子档案的原始性、真实性和凭证性就很难保证.
1.4 电子文件的存储容量大,节约存储空间
电子文件依赖的载体,无论是磁盘、光盘还是硬盘,其存储量都高于过去的各种信息介质,像传统的纸质档案,需要庞大的装具和库房进行存放和保管,而电子文件所存储的载体的信息容量是和纸质档案无法比较的.用极小的空间就可以存储大量的信息,大大节省了存储空间.
2.电子文件管理工作中存在的问题
2.1 电子文件的技术问题
电子文件的形成和各种处理都是在计算机等设备上完成的,离开计算机等设备,电子文件既看不见也摸不着.但是由于计算机技术的不断发展,特别是电子计算机更新换代很快,对于需要长期归档保存的电子文件来说,数年后,很可能会出现即使保管很好的电子文件载体也找不到读取设备的问题.所以电子文件对设备的依赖性也就成了现在工作中急需要解决的一个技术问题.
2.2 电子文件的保存问题
影响电子文件安全的因素有很多.电子文件除了对保存的温度和湿度、磁性材料等环境因素都有极高的要求.人为因素操作错误、破坏性病毒的入侵、电子文件运行的硬件设备故障、电子文件运行的软件系统的不稳定、自然灾害或社会动乱都可能导致电子文件数据内容和电子文件存储材料的损坏或丢失.
2.3 电子文件的管理问题
很多企事业单位等没有建立相应的电子文件管理制度,或者即使有相应的规章制度,但管理部门对电子文件管理意识淡薄,或疏于管理,加上很多工作人员因为没有经过专业的培训,缺乏电子文件管理知识,不愿按照制度的规定,这就造成很多电子文件随机存放、杂乱无章.还有就是档案工作人员由于离职原因,疏于交接或交接不全,导致很多电子文件无法找到.
3.加强电子档案管理的策略
3.1 保障电子文件长期的可读性
电子文件只有识读出来,才可以发挥它应有的价值.为保障它的可读性,可以设计功能齐全并且安全可靠的文件信息管理系统,尽可能的把电子文件生命周期的各个阶段的管理要求都融入到电子文件生成系统之中；对电子文件的存储格式进行严格管理,尽量采用已经标准化或通用化的格式；实时加强电子文件的技术鉴定,根据软硬件升级换代的情况在适当的时候对电子文件进行及时的迁移操作等；还可以利用电子文件的仿真技术,使原来的数据、设备及系统能够运行在现行的软、硬件系统上.
3.2 解决好电子文件档案的保管和长期保存问题
电子文件的载体材料是磁性物质和光盘.传统纸质档案保管的重点一般是温湿度控制、防霉、防蛀、修裱加固、字迹恢复等方面,而电子文件的保护重点是电子文件的可读性.这就需要控制好电子文件保存的温湿度,还要采取严密的防灰尘措施.为了防止其它外来风险对电子文件造成的损失,电子文件备份是不可缺少的.要将电子文件记录信息、电子文件的元数据和电子文件管理系统以磁盘、光盘、硬盘或网络的方式分别备份.除此之外还要定期对电子文件档案的载体材料和读取方式进行更新,确保电子文件可以有效利用.
3.3 提高电子文件归档管理水平
加强归档电子文件的管理是关系到国家、单位及个人的利益.首先,各级主管部门必须高度重视、大力支持,只有领导重视,档案人员的工作态度、工作效率、工作质量才会得到提高.其次,档案人员自身的综合素质也需要不断提高.因为电子档案的管理,涉及到电子计算机软硬件及网络技术、信息技术和档案管理的基础知识,所以绝不是只懂得电子计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的.因此档案人员必须从制度入手,严把电子文件归档和电子档案管理的各个环节,确保重要电子文件从产生之初到作为档案保存的整个过程真实、完整与安全.最后,档案人员还要大胆创新,拓展领域,实现信息服务的多样化、社会化.
4.小结
总之,随着我国信息技术的快速发展,计算机技术被运用到人类社会的各个方面,产生的电子文件也是越来越多.电子文件的传输速度很快,且操作方便,大大提高了档案人员的工作效率；电子存储设备容量大,也节约了库存的存储空间,降低了保管成本；电子文件检索快捷,提高了档案的利用率.但由于现实工作中受到知识和技术方面的限制,势必会给电子文件的管理和利用带来新的困难和问题,这就需要档案工作者与时俱进,不断创新,努力使电子文件管理和档案管理工作更加科学化、高效化.
[责任编辑：丁艳]