基层单位怎样做好档案工作规范化标准化

【摘 要】基层单位档案工作规范化、标准化管理是实现档案工作向信息化的迈进的重要一步,是当前档案工作的重中之重.实现档案工作规范化、标准化,要加强硬件设备投入、规范公文制发、严格立卷归档、提高档案人员素质,不仅统一档案流程,,还可为各项工作提高更加有效的服务.

【关 键 词 】档案工作；规范化；标准化

随着我国经济社会信息化的快速发展,各项事业和工作对档案管理工作提出的要求越来越高,任务越来越重.面对新时期、新任务,基层单位怎样做好档案工作规范化、标准化管理,实现档案工作向信息化的迈进的重要一步,是当前档案工作的重中之重.

一、基层单位档案管理中存在的问题

（一）近年来,各级领导对档案工作的认识逐步提高,为开展档案工作提供了必要的设施、设备,但与档案规范化管理还有一定的差距.奎屯市住建局自2001年成立档案室以来,配备了档案柜、电脑、防磁柜,加湿器等设备,但蚀刻设计仍然不能达到档案专用馆房的标准,档案管理的相关制度,落实还不到位.

（二）公文是档案的前身,档案由公文转化而来.可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题.目前,在基层单位还存在公文制发不规范的现象,奎屯市住建局自2001年完成档案二级达标之后,开始使用规范的公文撰制单,但由于机关工作人员变动较快,很多新进机关的工作人员对公文撰制的使用还不规范,存在排版格式不正确、签发手续不完善、笔种纸张不符合要求等现象.这给文书档案工作带来了很大患隐.

(三)对“以我为主”的立卷归档原则还存在模糊认识

“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则.但在实际工作中,一些档案管理人员对这一原则的认识还不够全面,存在刻板、教条、片面的认识,不注重档案的内在联系,对单位业务职责了解不全面,导致一些重要的、有参考价值的文件,没能及时归档,给日后提供利用带来了不必要的麻烦.

(四)档案工作者的素质参差不齐

档案工作往往被放办公室各项工作的末端,档案工作者也经常被安排一些“老弱病残”带有照顾性的岗位上,这些都不利于档案管理规范化、标准化的进展,也给档案事业的健康发展带来了一定影响.

二、解决的措施和办法

（一）奎屯市住建局作为一个基层单位,档案种类繁多,形式各异,有日常的文书档案、业务档案、会计档案、电子档案,要实行规范管理,就必须建立切实可行的档案管理制度.首先要加强硬件建设,在新建办公室楼时应该按档案馆馆房设计规范,进行设计建设,并配备相应的配套设施,为档案规范化、标准化管理提高硬件支持.其次,要完善工作机制,成立档案工作领导小组,由单位主要领导挂帅,加强对档案工作的领导、规划和督促,指定专人管理档案,并在业务科室设立档案员,以便对各科室的业务档案提出统一的立卷要求,促使业务科室在工作中形成的具有保存价值和利用价值的文件材料,能够及时立卷和定期向档案室归档.最后,要严格借阅登记手续,杜绝档案乱借乱发,防止分散流失,同时,要注重开展档案提供利用的总结,对今后提供利用工作提出指导性意见.

（二）为解决公文制发不规范的问题,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础.首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定.排版形式为横写横排,左侧装订.二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等.三是公文字迹要牢固清晰.不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用.四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用.

（三）坚持“以我为主”的原则,加强对档案工作的全面认识,提高档案工作效果.相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题.实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化.“以我为主”的原则,要求我们在实际工作中,在严格执行国务院《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱.二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工.要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果.三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性.在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失.特别是在立卷中,要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个件内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础.

（四）在当今档案工作不断发展的过程中,基层档案工作人员的素质亟待提高.一是要提高档案工作人员的政治素质,坚持把政治素质高、政治敏锐性强、政治鉴别力高的人员放在档案管理岗位上,提高政治安全性.要树立正确的世界观、价值观,恪守档案工作纪委,严格执行《档案法》,严守党和国家秘密,热爱档案工作.二是要提高档案工作人员的专业素质,档案工作人员应具有较高的专业素质,不仅要学习档案专业理论知识,还要学习与工作相关的法律法规、文化理论知识,更要加强信息化知识的学习,为今后档案工作的规范化、标准化建设打下良好基础.

档案工作规范化、标准化是现阶段档案工作的一个重要环节,通过规范化、标准化的档案管理,不仅能统一档案流程,同时,通过规范管理,可以为各项工作提高更加有效的服务,提高工作效率,为做好档案工作打下坚实基础.