本站原创摘 要：在体验高版本OFFCIE办公软件丰富功能的同时,是否也在为找不到各种命令而发愁,本文就这个问题本文就以OFFCIE2010中的WORD组件为例介绍高版本OFFICE办公软件的功能区设置技巧.
关 键 词 ：OFFICE办公软件；自定义功能区；技巧
中图分类号：TP317
OFFICE办公套装是当今使用范围最广的一套办公软件,至今已经经历了十几个版本,最新的版本为OFFICE2013.自OFFICE2007版本推出以后,与上一个版本OFFICE2003的界面发生了翻天覆地的变化,它使用全新的功能区和组替代了下拉式的命令菜单,界面更加美观、使用起来也更加的便捷.OFFICE2010版本更是在其基础上增加了实时预览、截图等功能.在体验OFFICE高版本绚丽功能的同时,对于初次使用高版本的人来说,想要快速的在功能区中找到所需的命令,却是一件相当困难的事情——这就是很多人不想更换OFFICE版本的原因.为此,微软公司提供了一个个性化的功能——自定义功能区.
自定义功能区可以将功能区中的所有组、所有命令,按照自己的需求重新进行排列,也可以将功能区中的选项卡、组、命令进行删除、添加、隐藏等操作.
我就以OFFICE2010中的WORD组件为例给大家讲解自定义功能区的使用方法.
1.功能区介绍
OFFICE的常用命令都存放在页面顶端的功能区中,它使用的是管理方式即选项卡、组、命令按钮或下拉菜单.
选项卡分为两类：主选项卡、工具选项卡.
WORD中包含有开始、插入、页面布局、引用、邮件、审阅、视图等主选项卡和图表工具、绘图工具、图片工具、表格工具、页眉和页脚工具、公式工具等工具选项卡.单击每个选项卡,在功能区将显示其相应的功能.每一个选项卡是一类命令的集合.
每个选项卡包含有若干个组,每个组包含有若干个命令按钮或下拉菜单.
工具选项卡默认情况下不显示,只有当插入了图片、图表等对象时,才会出现与之对应的选项卡.
2.更改默认功能区
根据用户的需求,可以将功能区中默认功能区中的选项卡、组进行重新排列、隐藏.
操作步骤：
（1）鼠标右击功能区中的空白区域,在弹出的下拉菜单中选择“自定义功能区”命令.在弹出的“word选项”对话框中,右侧区域即主选项卡的设置区域.
（2）鼠标选中选项卡或者组的名称后,点击“重命名”按钮,即可对选项卡或组进行重新命名操作.
（3）鼠标点击每个选项卡前方的复选框,即可显示或者隐藏该选项卡.
（4）鼠标点击选项卡或者组,向上或者向下拖动可更改选项卡或者组的顺序.
注意事项：
（1）默认的选项卡只能进行排列顺序的更改和隐藏的操作,不能进行删除操作.
（2）默认的命令处于灰色不可修改状态,只有自定义的命令才可以进行修改操作.如图1所示：标注1处为灰色区域,不可修改.标注2处为自定义命令,可以修改.
图1
3.自定义功能区
当你所需要的命令处于不同的选项卡、不同的组时,可以通过新建选项卡、新建组的方式来重新排列功能区.
例如：我们平常使用的命令有：字体格式设置、段落格式设置（默认在开始选项卡中）、页面设置（默认在页面布局选项卡中）、自选图形设置（默认在绘图工具选项卡中）,为了快速的调出它们,需要将这些命令统一的放在“常用”选项卡中.我们就可以通过新建“常用”选项卡、新建组的方式来重新排列功能区.
操作步骤：
（1）鼠标右击功能区中的空白区域,在弹出的下拉菜单中选择“自定义功能区”命令,打开“word选项”对话框.
（2）在“自定义功能区”列表中,选择主选项卡.下方窗口将显示主选项卡中的所有项.
（3）单击窗口底部的“新建选项卡”按钮,创建一个新的选项卡.新建选项卡的后方会带有“（自定义）”字样.
（4）选择新的选项卡,单击“重命名”按钮,更改选项卡名称为“常用”,即在功能区中,添加了一个“常用”选项卡.默认情况下,新建的选项卡包含一个新建组.
（5）在“从下列位置选择命令”列表中,选择主选项卡.
（6）分别选择“开始”选项卡中的字体组、段落组,“页面布局”选项卡中的页面设置组,单击窗口中部的“添加”按钮在选中组添加到常用选项卡中.
（7）在“从下列位置选择命令”列表中,选择工具选项卡.如图2所示.
图2
（8）选择绘图工具选项卡中的插入形状组,单击“添加”按钮添加到常用选项卡中.
（9）单击“确定”即可完成.
以上的操作中,我们所添加的组都是系统默认的组,这些组中的命令在添加完成之后同样是无法进行修改和删除的.如果想对添加之后的命令进行修改和删除,只有通过添加单独的命令来实现.以字体组中的命令为例.
操作步骤：
（1）在主选项卡中新建“常用1”选项卡；
（2）在“常用1”选项卡中新建“字体”组；
（3）在“从下列位置选择命令”列表中,选择所有命令；
（4）在所有命令列表中选择与字体相关的格式：字体、字号、增大字体、缩小字体等格式,添加到字体组中；
（5）单击确定按钮即可完成.
以此种操作设置的命令,可以对它进行删除、修改、重新排列.
4.自定义功能区的导入和导出、重置
在修改了功能区后,您可以将功能区自定义设置导出到一个文件中,该文件可以由其他人导入和使用,也可以在其他计算机上导入和使用.单击“导入/导出”按钮,选择“导出所有自定义设置”,可以将自定义设置导出到计算机中,保存为扩展名为exportedUI的文件.这个文件可以导入到OFFICE2010及以后的所有版本中进行使用.假如,想把功能区恢复到初始状态,您可以选择重置功能区上的所有选项卡,或仅将所选选项卡重置为其原始状态.如果重置功能区上的所有选项卡,还会将快速访问工具栏重置为仅显示默认命令.
注意事项：如果导入功能区自定义文件,则之前对功能区和快速访问工具栏所做的所有自定义设置都将丢失.如果您认为您可能需要还原到当前使用的自定义设置,则应该先导出这些设置,然后再导入任何新的自定义设置.
使用以上方法,就可以出个性化的命令窗口.