本站原创[摘 要]使用数字化技术制作的档案仿真复制件与档案原件相比“似真”而“实假”,不具有原始记录性,因而不是档案.但在特定情况下也具有凭证和情报作用,能作为档案使用,与档案原件一样具有法律效用.
[关 键 词 ]档案；复制件；性质；法律地位
随着计算机的出现以及信息技术的迅猛发展,数字化技术与传统的档案仿真复制技术相结合,形成了以现代信息技术为核心的数字化仿真复制技术.通过这种技术足以制作出“以假乱真”的档案仿真复制件.然而,由于档案仿真复制件虽“似真”而“实假”,对其性质和法律地位众说纷纭.明确档案仿真复制件的性质与法律地位,是合理、合法使用档案仿真复制件,为社会各项事业提供服务的有效前提.
一、数字化仿真复制件的性质问题
数字化仿真复制技术尊重档案原件,在纸张选择、信息内容、载体耗损程度、载体色泽等主要指标上几乎与原件如出一辙,如不加人工标识,很难准确分辨档案数字化仿真复制件与档案原件孰真孰假.然而,复件终究不是原件,不能生硬地套用档案原始记录性这一档案本质属性.就档案复制件而言,有以下特征：一是档案载体材质与原档案相似；二是信息与原档案载体分离,但含有信息量等同于原档案；三是拥有原档案所不具有的功能或利用途径,虽然在作为凭证时,两者功能有相同之处,即使复制件不具有原始记录性,但一些特殊的利用模式却是档案原件所不可比拟的,如作为礼品或商品应用时、用于多次展览宣传时等等.因此,数字化仿真复制件不等同于档案原件,也不具有原始记录性这一档案本质属性,而是一种由于特殊应用制造的档案原件的派生件或衍生品.
档案数字化仿真复制件不具有原始记录性,因而不是档案.虽然档案数字化仿真复制件不是档案,但在一定条件下,其可以作为档案被利用,亦可发挥比档案原件更为广泛的作用.因此,在工作中应客观认真分析档案原件及数字化仿真复制件的形成规律及二者的本质特征,准确把握两者间的历史联系和区别,从客观实际为出发点,以利用服务为落脚点,具体问题具体分析,切勿盲目“一刀切”.
二、数字化仿真复制件的法律地位
随着我国经济社会的高速发展,社会公众利用档案的意识大大提高,档案在经济、社会、政治、文化中的作用日益明显、应用范围不断扩大,要求越来越高,仅仅使用档案原件来满足社会的需求已不切实际,远远达不到现实的需要.这决定着档案复制件的应用将越发重要,在档案利用领域将占有一席之地,尤其是将计算机技术、数字技术等高科技应用到档案复制制造工作后产生的档案数字化仿真复制件将会带来档案利用模式的变革.然而,从数字档案仿真复件的性质看,其不是档案,而是档案在特殊利用环境下产生的派生件或衍生品,引发了相关的法律问题.
(一)数字化仿真复制件应受到法律保护
在丰富的社会活动中,社会主体出于一定的需要,往往会形成各种形式的文件.由于档案是人们有意识地将具有价值的文件选留并保存下来的,因而档案的形式也是多种多样的.①在新的历史条件和技术条件下,数字化仿真复制技术应用而生.性质上,档案数字化仿真复制件不是档案,不具有原始记录性,而传统的观点认为,档案是历史的真迹,只有或者必须保持这一特性,才能充分发挥其效用.因而要明确档案数字化仿真复制件是否应该受到法律保护?
社会对档案的需求不断增加与档案原件不能满足现实需求之间的矛盾决定了数字档案复制件应受到法律保护.充分发挥档案凭证作用,大力开发档案信息资源,深度挖掘档案的潜在作用,是社会发展的需要,是发展档案事业的需要.这是由档案的特殊性质决定的.由于档案是历史的原始记录,其大多是以“孤本”保存下来的,因而弥足珍贵,然而社会需求量大,档案原件易于损坏等客观原因决定了这些珍贵的档案不可能毫无限制地被利用.在这一条件下,档案复制件缓解档案“供需矛盾”起到重要作用.但在法律层面上,并未对档案复制件的法律地位给予明确规定,也未明确对档案复制件的保护.现实中,人们观念上对档案复制件还不完全认可,认为档案复制件不能替代档案原件,尤其是在利用中,有些利用者对复制件不满意,总想看到原件.但这些都不能掩盖档案仿真复制件在档案工作中的作用,在档案的收集、管理、尤其是利用中具有档案原件不可比拟的作用.因而,出于社会发展的需要,档案实际工作的需求和档案事业的快速发展,档案复制件应该得到法律的保护,尤其是新技术条件下的档案数字化仿真复制件,由于其高度仿真性,更应该得到社会公众的认可,得到法律的保护.
(二)数字化仿真复制件的法律地位
研究档案复制件法律地位应从理论和实际相结合,研究档案数字化仿真复制件在目前法律中的状况以及因这一特殊状况而给其带来的影响,从而并预测其在法律中的地位.
档案数字化仿真复制件获取法律地位有一定的客观条件和主观条件.客观条件在于,档案数字技术、计算机技术已经深入到档案工作的各个方面,尤其是在档案复制技术上,可以制作出外形与原档案如出一辙的派生件,技术上已经有充分的保障；此外档案复制件产生的质量条件、操作程序等已经有了明确的业内规定,这些客观条件均有益数字化仿真复制技术的合法应用.主观条件是,相关档案工作制度和法律对制作档案仿真复制件的机构和个人的认定决定了档案数字化仿真复制的法律地位.档案工作中,对于档案数字化仿真复制件的制作有严格的要求,必须是国家档案局（馆）或地方档案局（馆）（目前为省一级档案局,省以下给部门尚未授权或有此技术）等合法的国家档案机构才有资格授权制造.在具体的制造过程中也有严格的控制,首先要进行档案数字化仿真复制的档案必须先经过各级档案部门的审查,严格审核其仿真的目的、意义、价值和用途,确定需要仿真复制的复制件数量,上报局（馆）领导同意后要求仿真复制过程中认真仔细与原件校对,不允许有任何差错和遗漏,然后在仿真复制件特定位置明确标注出档案局（馆）的名称、档案原件的档号,标明仿真复制件的件号,并加盖公章,必要时由领导签字,以示其为仿真复制件.各级档案馆馆长的职务,都是经过各级法定机关任命或聘任的,是档案馆的法人代表,其签字受法律保护,这样,档案复制件理应视为合法,既有合法性又有权威性.所以,复制件应同原件一样得到社会的承认.