本站原创摘 要 ：随着博物馆的不断发展壮大以及数字化建设工作的推进,传统的藏品管理方法已不能满足现代博物馆的藏品管理工作需要,建立博物馆藏品信息管理系统进行藏品的现代化管理迫在眉睫.本文以成都理工大学博物馆为例,介绍了博物馆藏品信息管理系统的建立过程及实际应用情况.
关 键 词 ：博物馆 藏品 数字化 信息管理
中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2013）10-0084-02
我国博物馆早在20年前就已经开始了博物馆数字化建设的探索,但是由于种种原因,目前国内大多数博物馆的数字化工作仍存在诸多问题,作为博物馆发展基础的藏品管理工作,仍然遵循着旧的管理方法,很大程度上制约了博物馆的数字化发展,因此,建立博物馆藏品信息管理系统对于提高博物馆自身的藏品管理工作水平以及促进博物馆的现代化发展,都是十分重要和迫切的!
1.成都理工大学博物馆藏品信息管理系统的建立背景
成都理工大学博物馆始建于1960年,藏品资源丰富,馆藏标本6万余件,是目前中国西部最大、也是全国高校最大的地学类自然博物馆,作为向观众传播知识、教育和欣赏的文化教育机构,一直致力于为本校的教学、科研工作服务,同时兼顾社会科普教育工作,先后囊括了从到省市各级的科普教育基地、爱国主义教育基地、青少年科技教育基地等称号.
成都理工大学博物馆最早于1999年开始了博物馆信息化建设的探索工作,建立了校内博物馆网站主页,并于2001年2月开始正式向公众开放；2001年12月,博物馆被教育部选入“现代远程教育网上公共资源建设--大学数字博物馆建设工程”项目,负责该项目中的“成都理工大学恐龙数字博物馆”建设,2002年10月,建成了基于网络的成都理工大学恐龙数字博物馆,实现了馆藏主要恐龙展品以及部分古生物、岩石、矿物、宝玉石等的资源共享；2003年,博物馆着手进行藏品的数字化工作,但是当时仅以EXCEL为平台完成了部分馆藏品的资料信息录入,后来由于种种原因,博物馆藏品的数字化工作暂时中断；2009年12月,成都理工大学新博物馆的主体建设竣工,这为开展博物馆藏品的数字化工作提供了很好的契机,博物馆藏品的数字化建设被正式提上了工作日程.
2.成都理工大学博物馆藏品信息管理系统的建立
2.1 前期准备工作
新博物馆库房的硬件设施水平的提升,为开展博物馆藏品数字化工作提供了良好的条件.2010年3月,成都理工大学博物馆的藏品信息化工作正式启动.尽管博物馆之前已经进行过藏品数字化的探索工作,由于各种原因,原有的部分资料已不能使用,藏品数字化建设工作相当于重头再来.经过前期准备、资料收集、信息整理等工作后,首先进行了原有库房标本的搬迁工作,分批次将馆藏标本搬至新馆库房,为开展藏品信息化工作收集藏品信息的基础资料提供了合适的工作场所.同时,购置了开展馆藏标本数字化所需的服务器、电脑、照相机等办公设备,制定了藏品清理的工作规范及操作流程,博物馆工作人员自行编程设计了用于藏品基础资料录入的数据平台,这为博物馆藏品数字化工作提供了非常重要的技术支持.
2.2 藏品信息管理系统的建立
博物馆藏品信息化工作启动之后,负责的工作人员通过网络以及实地调研,收集了国内其他博物馆开展信息化工作的情况,并参照国家自然科技资源平台《岩矿化石标本资源共性描述标准》和文物调查及数据库管理系统建设项目《博物馆藏品信息指标著录规范（文物博发[2001]81号）,结合成都理工大学博物馆藏品的实际情况与需求,编制了相应的代码文件,编写了博物馆藏品资源共性描述特征,采取层级分类法将博物馆藏品信息指标分为指标群、指标集和指标项三个层级,制定了成都理工大学博物馆藏品的各项信息指标,建立藏品信息的各种信息表,规范博物馆已有的藏品数字信息,并导入到相应的信息表中,初步完成了成都理工大学藏品数据库的原始构建.在此基础上,依据博物馆标本清理工作的具体情况,建立了成都理工大学标本清理工作的信息平台,藏品管理人员管理平台、博物馆藏品管理平台、博物馆藏品查询统计模块、数据库日志管理模块、藏品管理标识符变动通知模块等工作,形成了成都理工大学博物馆藏品信息管理系统的雏形.
2.2.1 藏品信息管理系统组成
成都理工大学博物馆藏品信息管理系统主要由藏品基本信息、藏品管理信息、藏品文档与声像资料信息和藏品关联信息等四大指标群组成,每个指标群又分别由相关的指标集和指标项组成.
（1）藏品基本信息指标群.理工大学博物馆属于自然类博物馆,根据博物馆藏品的实际情况,藏品基本信息指标群主要包含有藏品编号、名称、类别、地域、年代、成分、形态、颜色、光泽、等级、藏品的计量、质量等基本信息指标集,根据藏品类别不同,各指标集下面又有具体指标项,各个藏品指标项均制定了相应的代码表或划分标准,比如藏品编号指标集又分为馆藏总号、固定资产编号、分号识别码、藏品分类编号等指标项；藏品名称指标集分为中文名称、外文名称（英文、拉丁文、俄文等）指标项；由于某些形状不规则的藏品,测量位置不同导致计量的差异,因此都有相应的规范等用以指导.
（2）藏品管理信息指标群.主要包括了藏品搜集、入馆、鉴定、定级、存放现状、出库、回库、藏品保护、藏品事故、注销和统计等与藏品管理工作相关的各个信息指标集.例如,藏品搜集指标集就包含了藏品来源方式（收购、征集、采集、捐赠、发掘、制作、拨交、移交、交换、旧藏等）、来源单位或者个人、藏品来源编号、藏品搜集时间、搜集经手人、搜集经过、流传经历等详细指标项；藏品入馆指标集主要包括了藏品入馆时间、入库登记单编号、入藏时间、典藏位置等；对于藏品出库则有出库申请单号、出库时间、出库原因、藏品出库单登记号、提取单位或部门、提取人、实物保管员、出库验交记录等.这些信息指标的完善,非常有利于藏品的出入库、藏品的利用与保护、注销与统计等管理工作,极大地提高了藏品管理水平. （3）藏品文档与声像资料信息指标群.该指标群主要包含了藏品管理文档、研究论著、声像资料等指标集,例如研究论著就涵括了研究著作名称、类型、研究论著情况、研究论著详细内容.成都理工大学博物馆藏品资源丰富,且世界级、国宝级精品、珍品众多,每件藏品背后都有着它的故事,镇馆之宝“合川马门溪龙”是一件世界级的珍宝,关于它的研究文献及论著资料、新闻报道、声像资料都非常珍贵,将其纳入藏品信息库之后对于藏品信息管理十分重要.
（4）藏品关联信息指标群.藏品关联是指一群藏品组成一个特定的展览.比如说矿物晶系系列标本,矿物标准硬度标本,四大宝石,中国四大名玉,峨眉山二叠纪剖面标本,攀枝花矿床标本,四川晚侏罗纪恐龙动物群标本、云南澄江动物群标本等.该指标群包含了强调藏品的关联性,有利于藏品的系统研究与管理.
2.2.2 博物馆藏品信息化管理工作流程
藏品是博物馆发展壮大的物质基础,藏品管理工作是博物馆的基础和核心工作,如何在科学保护和科学管理的前提下,有效地发挥藏品的作用,发挥藏品的研究、展示、教育功能,实现其自身价值和社会价值,是现代藏品管理工作的重点与难点,因此,加强藏品信息化管理工作就尤为重要,需要用严格的管理制度及流程来规范藏品的信息化管理工作.
根据成都理工大学博物馆藏品管理工作的实际情况,制定了藏品信息化管理的工作流程（见图1）.例如,进行藏品实物管理时,藏品管理工作的主管领导是馆长、主管副馆长和典藏室主任,系统根据成员管理表规定的权限和IP地址,检查其是否拥有相应的请求权力；对于藏品管理的标识符正常状态是被锁定的,当主管领导审核通过才能打开锁定的标识符,藏品才能进入管理阶段,管理流程是：主管审核----》实物确认----》修改藏品管理标识符----》打印单据----》文档签字备份,包括有当事人、实物管理、典藏主任和馆长或主管副馆长签字----》管理流程结束.对于数据库管理,系统根据成员管理表规定的权限和IP地址,检查其是否拥有藏品数据库的修改和整个数据库的备份等管理工作的权力.
成都理工大学博物馆藏品信息化管理工作流程的制定总体遵循以下原则：首先,由下至上的二级领导审核制度,第一级为典藏研究室责任人,第二级为馆长或主管典藏副馆长；其次,上级推翻下级审核制度,典藏研究室责任人推翻典藏管理员审核,馆长或主管副馆长推翻典藏主任的审核；第三,藏品基本信息稳定性,除管理流程的标识符,其基本信息是不能更改,如果发生更改,都要履行相应的管理流程,如报损、出入库、藏品注销等等.
博物馆藏品日常管理主要涉及新增藏品入库、藏品归还入库、藏品出库、藏品鉴定、藏品保护、藏品报损、藏品注销、藏品统计等,因此,博物馆均制定了相应的工作流程（见图2）,极大地提高了藏品的管理水平.
3.结语
成都理工大学博物馆藏品信息管理系统已经初步建成,并已完成了馆藏1.9万余件标本的信息化工作,由于经费短缺以及时间紧张,藏品信息系统还有部分功能尚需继续完善与改进,同时,博物馆庞大的藏品资源还需要继续进行数字化工作,并进一步细化与补充已初步进行信息化管理的藏品.成都理工大学博物馆藏品的信息化管理工作已经有了良好的开端,随着数字化工作的继续推进,博物馆藏品的信息化管理工作将逐步走上正轨,藏品的管理水平也将不断提高,更好地服务于博物馆的发展.