本站原创一、财务网络管理信息系统需求设计
财务网络管理信息系统的建设与探讨科技体制改革后经济管理的需求及特点,比较系统地涵盖了财务资产管理的内容、形式、方法及手段,融汇财务资产管理理论和现行财务资产管理的法规制度.基于以上内容及要求,财务网络管理信息系统须建立在传统的财务核算管理基础上,能直接为科研管理机构和广大科研人员提供准确、快捷、实时的财务信息服务.
(一)信息系统功能开发须满足财务资产管理的需求 在财务网络管理信息系统建设中,要适应改革和管理的需求,并在系统框架及内容设计上满足现行机构管理要求(如图1).财务信息系统解决的主要问题包括：一是网上申报审批子系统.解决了申报审批的信息化处理,审批流程能够根据管理需要设置.通过该系统,只要把历史的数据信息导入,对新发生的各项经济业务的借款和结算报销、经济合同审批、资产设备购置等就可以全部实行财务网络一体化管理.二是资金控制系统.解决了资金审批与收支结余情况实时查询,使用的资金能够按经费类别进行管理.该系统便于对各类课题经费、科研合同管理、财政资金项目、基建项目等各项经费结算进行实时预算管理控制和监督.三是综合查询系统.该系统已按单位、个人设置了权限,满足了不同管理层次的人员对各类经济合同、科研课题收支、预算执行、单位(部门)往来、个人工资信息等查询.四是合同经费管理系统.该系统可以对各类经济合同起至时间设置合同文本申报及审批、归档情况,合同到款、结算、资金结存、合同执行情况的查询等进行实时管理.
(二)信息系统功能设计须涵盖与贯穿经济活动全过程 通过对系统功能的开发,集先进的信息技术与成熟的应用方案于一体,在财务核算的基础上,开发经济业务的网上申报审批、经济合同管理、资金控制(预算、结算管理)、网上综合统计查询分析等功能,满足了不同管理层次、不同管理人员对管理的需求.
(1)信息系统以财务账套为基础,各子系统之间相互关联.从框架模型角度来看,财务管理信息系统所覆盖模块众多,包括财务账套、申报审批系统、资金结算控制系统、综合查询系统、合同管理系统,这些系统以财务账套为基础,并且各子系统之间相互关联.各模块间形成一个资金管理的环路,直接与财务总账相链接,每一个组织机构都对应一个财务账套.(如图2)
(2)设计方便的表单功能.高起点设计并规范各类经济业务结算、报销的申报审批表单.根据各类经济业务审批程序及审批权限设置的要求,将现行使用的各种结算报销表单归类,每类表单的内容及使用由经办部门和经办人根据经济业务选择填列,按事先设计好的程序、权限、流转路径运行.在实际工作中,表单可根据工作需要自定义,但此项工作必须由财务信息系统管理员操作,其他人员不能随意变更.好网上结算的表单模板及名称,经办人经济业务时,只要从财务信息系统点击相应的表单名称,就可在表单填列经费业务并按设计好的路径运行.
(3)各子系统模块达到相应效果.申报审批系统,该系统可使不同层次的管理者有计划的对经济业务进行审查、审批.在审批的同时,可以直接链接、查询该项经费收支结余等情况,并可实时查看审批记录,达到对经济业务的实时监控,促进规范管理.资金控制系统,通过该系统各类性质的经费按类别进行管理,将经费的借款、报销与预算管理融为一体,实现了对各部门、各项目经费的实时监控,为不同管理层次、人员提供了一个准确、有效的管理经费使用情况的平台.合同管理系统,实现了对各单位法人审签并生效合同的基本信息,对经费收支、合同外拨、合同预算的执行等情况进行监控与查询.相关合同在借款、结算、外拨等业务时,可以直接与财务总账相链接,获取合同执行相关信息,促进各项经济合同规范管理.综合查询系统,为不同管理层次及人员提供财务相关信息的查询平台,为领导提供及时、准确的财务信息,为科研人员提供成本核算资料及课题收支结余信息.
二、财务网络管理信息系统关键目标的确定
(一)突出重点.实行分类指导 在加强财务资产管理中,各类经济合同的审批、签证,合同经费的到款、结算、外拨,合同的执行等是管理的重点,在财务网络管理信息系统建设中,职能部门紧密配合,协调一致开展工作.设置信息系统功能模块是将各类经济合同按照标准化管理的要求分类编码,系统提供合同分类的定义,管理者可以通过本功能建立合同类别体系,设置合同基本信息,包括合同编号、名称、起止日期、承担部门、金额、项目负责人、合同类型及其实施方式等内容.
通过合同经费管理信息系统,按照事先设置的权限,为领导、各职能部门、各研究所及项目(课题)负责人提供如下信息：查询任意时间段内的合同信息及执行状态,包括历年合同、当年新签合同、合同到款、欠款及外拨款等信息；实时控制各类合同的预算执行,当合同经费出现负数、合同到期时系统会自动关闭,不允许该合同的后续经济活动.
(二)解决管理难点、弱点问题 从近年审计检查发现的问题来看,财务管理的难点包括：一方面科研任务重,供需矛盾突出；另一方面,经费流失严重,不按程序经济业务等.财务管理弱点是有章不循,循章不严,预算约束不力,擅自扩大开支范围以及规章制度在一些单位、部门没有得到很好地贯彻落实.解决这些管理上的难点、弱点问题,需要各部门共同努力.作为综合理财的财务部门,在管理上责任更大,任务更重.首先,要抓好财经法规的学习和宣传,把严格执行财经法规变为各级各部门的自觉行动,使各项经费的使用严格按批准的预算执行；其次,要养成良好的职业道德,做到坚持按原则办事；三是,监督检查要经常化、制度化发现、纠正并解决问题,坚决抵制各种不良行为,促进工作的落实.
基于实际情况,在财务网络信息系统建设中,侧重解决以下问题：一是设计实时控制预算执行功能.把项目预算、资金控制作为重点,将各类合同经费预算、管理经费年度预算等通过预算管理子系统统一起来.二是设计表单的互相绑定功能,使申报审批系统与财务系统联动.一个操作用户在对一个申报审批单据进行审批时,可以根据单据中的经费类别直接查询到财务账中该项经费的收支结余情况；经费的申请单据可以与经费的报销单据进行绑定,一同提交给审批人进行审批.三是设计审批流程的实时查看功能.不同管理层的管理人员或经办人可以对已申报的业务单据进行实时查看审批记录.四是设计专用功能授权.按照审批的权限设置了不同管理层人员的权限,人员不在位时,都可以通过授权人,避免了以往审批人不在位时影响工作的现象发生,提高了工作效率.五是设置查询权限.查询人员角色设置,对在职职工设置不同的操作权限,使不同管理层的管理人员足不出户就可以和查询所需的经济业务和财务信息.
三、财务网络管理信息系统经济业务的逐级落实
(一)经济业务审批程序的严格与权限设置 在财务网络管理 信息系统设计中,对各类经济业务的审批程序和审批权限进行了设置,实行按级负责落实.(1)各类科研经济合同的审批程序与权限设置.对科研经济合同、外协科研合同、项目投标、投标保函和履约保函、在京外开设项目部等,按照规定的程序审批.在时,须将电子文本作为附件一并上报审批.(2)基本建设经费类经济合同审批程序和权限设置.对财政资金安排的土建及仪器设备项目、自筹基建项目、房屋租赁、修缮、职工住宅维修等经费支付,必须以合同形式支付经费,按照程序审批.(3)购置、处置资产设备审批程序和权限设置.对购置仪器设备、设备报废申请、仪器设备保管人变更、出具房地产权属证明等经济业务,按照程序审批.(4)各种会议及劳务费发放的审批程序与权限设置.(5)管理经费审批程序与权限设置.对职能部门按照年初院批准的预算,每笔开支按规定程序审批.(6)项目经费、基建项目经费结算报销审批程序与权限设置.对财政资金安排的科研项目、事业类资金,基建经费安排的基建前期项目研究经费、基建土建及仪器设备项目,每笔经费开支都由经办单位按网上申报审批的要求,填制相应的审批表单,系统将自动链接项目预算.
(二)基础设施建设规划的审批程序与权限设置 对投资500万元(含)以下的项目,由经办单位提出立项可行性报告及申请,经基建领导小组审查提出意见报是上级审批后,由职能部门按上级规定的程序报批手续；对500万元以上的项目,按照职能和职责分工,由经办单位草拟规划(可行性方案),经主管领导决策咨询机构等审核提出初步意见后,提交办公会议集体讨论决定,形成完整的方案后,由职能部门按程序报批手续.对上级批准的科学仪器设备购置、修缮、更新改造等项目,由领导小组负责对项目的立项和招、投标事项进行评审；涉及到政府集中采购、部门集中采购的项目,由领导小组办公室负责归口审查提出意见后,交相关单位(部门)按规定的程序报批和.
(三)单位经营投资、资产处置、全资公司、控股公司的合并、分立、变更、破产清算等审批程序与权限设置 对内外单位经营投资、非经营性资产转经营性资产,资产处置,金额在100万元(含)以下的,由经办单位根据事业单位国有资产管理的规定和要求,报领导审批后再按程序手续；金额在100万元以上的投资,由会议集体讨论决定,相关部门根据书面决定按程序相关报批手续；全资公司、控股公司的机构合并、分立、变更、撤销,对外担保、抵押、贷款、破产清算等涉及的经济业务事项,分别由所在公司的总经理归口审查提出意见后,报会议集体研究决定,职能部门再按上级规定的程序相关报批手续.
注重实效抓管理,是建设财务网络管理信息系统的目的,管理创新是领导赋予管理部门的职责和任务,财务网络管理信息的开发和运行,为创新和规范管理提供了有效的技术支撑,根据发展思路和目标,该系统将根据实际情况进一步完善,以适应不断发展的管理需求.
(编辑 代 娟)