SAP与财务控制相结合在财务管理中的重要性

中图分类号:F230 文献标识:A 文章编号:1009-4202(2013)12-000-02

摘 要 SAP的使用,极大地提高了财务人员的基础会计核算效率,使财务人员职能由基础会计核算,转变为依托SAP系统和预算而进行的财务控制.SAP系统提供了广泛的财务与非财务信息,为财务人员进行财务控制提供便利.财务控制就是财务人员将这些SAP实际业绩信息与预算相结合,运用分析性复核 ,找出差距和应对措施等一些列工作的过程.财务控制的加强使得公司层面可以有力的实现信息快速反映,实现组织目标.

关 键 词 SAP 财务与非财务信息 财务控制 分析性复核

德国SAP公司的SAP R/3 系统是建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,将所有内外部资源整合在一起,对采购、生产、成本、库存、销售、运输、财务、人力资源进行规划和优化,实现最佳资源组合,为企业决策层提供决策运行手段的管理平台.

一、SAP的出现极大的减轻了基础的财务会计核算

SAP的使用极大地减轻了财务部门的基础会计核算和准备财务报告的压力 ,极大地节省了会计核算的时间,由其是存货和销售会计核算.

(一)减轻了存货核算的压力

传统的财务会计要求存货入库由材料会计人员根据进货逐笔计入总账系统,月末根据料到单未到的明细在会计账上做存货增加及应付账款暂估入账,次月初冲回暂估入账凭证.平时仓库收货在会计上不能同步记录存货,甚至可能出现仓库已经入库,而且已经发料但财务进货还尚未入账的情况.对于向生产发料及发货给客户,财务人员也只能等到月底汇总计算出收发料(产成品)汇总表,并且依汇总表记账.因此,传统的财务会计账簿无法及时获取存货的会计信息,存货账目需等到月末结账时才能计算出,而且月末结算整个月的存货,工作量大.

在SAP条件下,外购存货入库通过仓库收货后系统在FI系统自动生成进货会计凭证(增加库存存货同时暂估应付账款).对于自制产成品完工入库,按照预先设定的标准成本,系统自动生成产成品入库凭证.存货在会计账上可以得到及时反映.财务人员根据购货等结算凭证直接生成外购存货应付账款会计凭证.在向生产发料环节,系统根据仓库的发料凭证,在财务FI系统自动生成账务(增加生产成本,减少原材料).SAP财务与仓库共享库存信息,财务人员可以及时监督仓库的收发料情况.由于存货平时系统自动核算,因而节省了月末结算的时间.

(二)减轻了销售确认与计量的压力

传统的财务会计要求销售会计根据由承运人签收的发运凭证,开立税务,然后在会计账上确认销售.如果销售旺季,财务人员将难以应付逐笔确认销售,而只能汇总确认销售,同时根据发货凭证汇总表,计算已销产品销售成本.由于当月销售的产品有可能是本期入库的,因此已销产品的销售成本只能等到月末才能计算出来.因此,在传统财务会计核算中,平时无法查询销售信息和销售成本,以及客户的应收账款信息.

在SAP条件下,仓库根据批准的销售单发货时,系统自动生成销售成本结转凭证,物流人员根据发运凭证生成销售凭证.财务人员只要检查SAP生成的已发运未确认销售报告,及时监控,免去了确认销售记录销售等时间,更多可以把时间放在应收账款管理及其他财务控制上.

二、SAP提供了诸多财务与非财务信息,实现了信息的实时查询,并且所有的信息可追溯

(一)销售环节信息

SAP要求所有销售订单都应详细记录,包括交货期, 产品明细、型号、规格、数量、、税金、价税合计等信息.这些订单信息可以按任意字段时时查询.当这些订单由仓库交货后,系统就会生成交运单信息.此时,销售人员可以根据发运单生成信息,系统在财务部FI模块中将生成销售收入入账凭证及应收账款信息.最主要的销售信息是可以时时查询的.

(二)生产环节信息

生产信息的生成依据是销售订单和库存信息.SAP根据销售订单信息和库存情况运行 MRP系统 ,从而确定生产数量计划信息,然后根据生产计划信息进一步展开BOM表,生成原料采购信息.待原材料入库后,根据生产计划排程就可以进行生产.通过SAP系统对生产订单进行发料,原材料在不同的车间,经过不同的工艺路线(生成标准制造费用信息)后完工入库,生成产成品完工信息.通过对一定期间的生产订单状态查询,可以即时的了解生产信息.同时可以做到时时的存货库存查询.

(三)财务环节信息

SAP可以即时查询各总账科目的信息,营运能力,营运资本情况,(经营流动资产减去经营流动负债)以及查询获利能力信息,流量信息及流动性信息.

三、财会计人员通过SAP提供的信息,及时进行预算控制,通过分析性复核找出实际业绩与预算业绩的差距,找出差距原因提出应对措施.

分析性复核是一项重要的获取财务人员重点关注领域的手段,它的实现就是通过预算与实际进行比较.

(一)利用SAP获取的财务与非财务信息,进行预算控制,找出实际与预算差距.

预算管理是企业内部控制制度的一个重要控制方法.在我国,许多企业已意识到了它在企业管理中的重要作用,但是目前预算管理中还存在不少问题,特别是忽视预算控制的问题.这直接影响了其控制效果的发挥搞好对预算差异分析具体方法的控制,有助于使预算达到应有的控制效果.

预算实质是一项控制工具,它提供了年度的业绩目标,根据年度业绩目标展开财务预算,销售预算,生产预算.财务人员在每月月末应当根据所编制的定期预算与滚动预算与SAP提供的实际数据进行比较

1.销售预算与SAP系统提供的实际销售业绩的比较,找出差距.

每月月末,财务人员根据SAP系统查询到的实际业绩与预算进行比较,计算差距包括:(1)实际收入与预算进行比较,计算实际收入达成预算的情况.包括按客户别的比较及按产品别的比较;(2)当期取得的订单金额与预算订单金额比较;(3)当期在手订单与预算在手订单进行比较;(4)当期新增客户与预算客户比较. 2、生产预算与SAP提供的业绩进行比较

每月月末财务人员根据SAP系统查询到的生产业绩与预算进行比较,计算差距,包括:(1)实际产量与预算产量,计算实际产量的达成预算的情况,包括按产品别的比较,找出差距.(2)实际良品率与预算良品率进行比较.(3)实际生产成本与预算标准成本比较,找出差距.(4)实际人工与预算人工比较.(5)实际制造费用与预算制造费用的比较.

3.财务预算与SAP提供的业绩进行比较

每月月末财务人员根据SAP系统查询到的实际数据与财务预算进行比较,计算差距,包括:(1)经营营运资本实际与预算比较;(2)经营活动流量实际与预算比较;(3)筹资活动流量实际与预算比较;(4)产品销售毛利实际与预算比较;(5)实际债务与预算规模比较;(6)EBIT(息税前利润)实际与预算比较.

(二) 针对预算与实际差距,找出原因,合理配置经营风险与财务风险,实现组织目标

通过分析性复核,财务人员已经利用SAP的信息进行了实际与预算的比较,接着就是找出原因.

1、针对销售环节的差距进行分析性复核,找出主营业务收入与预算差距的原因.

在当前金融危机的乌云尚未散去的前提下,很多公司出现了业绩下滑的大背景下,财务人员与销售人员有针对销售环节进行差距分析,采取有针对性的措施是必须的.销售环节的差距主要是主营业务收入差距和在手订单差距,财务人员应该会同销售人员具体查找差距原因,差距原因有市场大环境的因素,分销渠道方面的因素,交货期方面的因素,客户方面资金的因素,也有客户的项目推迟因素及产品因素,同时还有方面的因素及竞争对手的因素.通过对各类因素分析,提出有针对性的措施并加以改进,目的就是缩写差距,提高后期的主营业务收入与在手订单,降低经营风险.

2.针对生产环节的差距进行分析性复核,找出差距的原因.


企业通常情况采取订单式生产,但也有相当的企业受产品交货期长等因素影响,而采取计划式生产,无论采用何种方式,都必须对生产环节的实际数据与预算数据的差距进行分析.生产环节的主要差距包括实际生产成本与标准成本的差距.财务成本会计人员需与生产人员共同找出差距原因.可能的差距原因有人员效率的问题,生产部门费用控制不力的问题,材料不良的问题,也有生产工人技术方面的问题及机器故障率高等问题.通过对各类因素分析,提出有针对性的措施并加以改进,目的就是缩小差距,降低后期的生产成本,降低经营风险.

3.针对财务预算的差距进行分析性复核,找出差距的原因.

针对财务环节的数据差距分析,最重要的差距是流量差距和债务规模差距及 EBIT差距 ,这些差距会广泛的影响公司的资金流动性及获利能力,针对这些差距要具体分析.可能的原因有公司的业绩大幅下滑导致获取能力下降, 应收账款催收不力等,或者是企业 盲目扩充导致流紧张,债务规模庞大.当然对获利能力下降还有很多其他原因,诸如费用未很好的控制,生产成本居高不下.通过对差距原因分析有针对地的措施加以改进,目的就是缩小差距,改善企业的财务状况,降低财务风险.

综上所述,现代企业财务人员应该从传统的财务核算中走出来,以财务控制为重,利用SAP提供的财务与非财务信息,有效地进行预算控制,从而有效应对差距,提出改善措施,实现组织目标.

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