电子政务环境下档案人员的职责与档案学专业定位

电子政务为我国档案事业信息化建设提供了重要机遇.它促使现代信息技术在文件和档案管理活动中推广应用,使档案工作的对象由传统的纸质文件向电子文件转变,使档案管理工作环境由模拟环境向数字环境过渡.不仅如此,电子政务信息资源的集成管理和利用共享,还促使文档管理流程的重组.我国许多省、市级综合性档案馆以电子政务为平台,建立了数字档案馆和电子文件中心,档案信息化总体水平得到明显提升.电子政务一方面为档案信息化提供了发展的机遇,另一方面也对文件和档案管理提出了挑战,要求重组文档管理流程,实现文档管理一体化,提高文档管理效率;此外,还需要将电子文件的信息管理和归档管理相结合,在电子政务框架内设计电子文件管理系统,实现对电子文件的全程管理和前端控制.

我国档案高等教育应对电子政务的机遇和挑战做出了积极的反应.一段时期以来,高校档案学系或改名为档案与电子政务学系,或新设独立的电子政务专业,或在原有的档案学专业基础上,增设与电子政务相关的课程.根据笔者网上调研和统计,我国高校一般在公共管理学院(如湘潭大学)、信息资源管理学院(如中国人民大学)开设电子政务或政务信息管理类本科专业,有的高校如浙江大学公共管理学院、北京大学、国家行政学院设立了电子政务研究所(或电子政务研究中心),还有的高校如武汉大学信息管理学院档案学系改名为档案与政务信息学系,增设了与电子政务有关的课程.此外,在全国25个档案学硕士点中,至少有7个硕士点招收电子政务信息管理方向的研究生,它们分别是:武汉大学、四川大学、山东大学、苏州大学、南开大学、河北大学和湘潭大学.那么,国外高校的档案高等教育是否也有类似的变化呢根据笔者对欧美高校档案学高等教育现状的调研,尚无在图书情报档案学教育的基础上新设电子政务专业或明显增设电子政务相关课程的个案.至少在当前,档案学专业在培养目标、教学内容和课程体系方面向电子政务和政务信息管理方向的延伸属中国档案高等教育所特有,分析其主要原因有二:

其一,中国自1999年开始的政府上网工程以及在电子政务的推进过程中对政务信息资源的整合和组织存在迫切的人才需求,而在此之前,我国高校没有对口的专业培养该领域的专门人才,因此,在政务信息管理领域存在较大的人才缺口.

其二,在政府部门,现行文件和档案是政务信息的主要承载,档案工作者的职业素质和工作效率直接影响到政府信息资源管理的效率.因此,从文件与档案管理角度开展对政务信息管理的研究并培养该领域的专门人才成为中国档案学高等教育的一个新领域,体现了我国档案高等教育的时代特色和社会需求.

我们在充分肯定我国档案高等教育的社会敏感性和改革精神的同时,必须冷静地思考档案学专业的人才培养目标定位和课程体系设置问题,不可盲目砍掉档案学专业课程而轻易增设政务信息管理类课程.在进行专业调整和课程体系改革之前,我们须明确档案人员在电子政务中的职责和任务,在此基础上定位档案学专业的人才培养目标,调整课程体系.

 电子政务环境下档案人员的职责和要求

电子政务环境下档案人员承担更重的责任,面临更严格的业务要求,这对我们档案学专业教育的定位及课程体系改革提出了挑战.

一、电子政务环境下档案人员的职责

在传统的政府管理模式中,机关档案人员的主要职责是管理已经归档的文件,不参与文件的制发和流转过程,文件管理与档案管理之间有着明确的界限.随着办公自动化的普及、电子政务由最初的政府上网到政府网上办公的推进,文档一体化成为提高电子政务文档管理效率的必要途径.文档一体化是电子文件全程管理和前端控制的基础平台,要求档案人员从后台走向前端,即在文件产生之初就介入其中,在电子政务文档管理系统的设计阶段就提出档案化的设计思想和设计要求,其目的是保证电子文件在产生、流传过程中的真实性、完整性和有效性,从而保证归档管理的电子文件是可信的,日后可作为法律凭证和依据.这种做法可能会加重文件流转的负担,影响文件管理的效率,但是,却有利于保证电子文件的真实性、完整性和有效性,为电子政务活动提供稳固可靠的信息保障.据此,电子政务环境下档案人员应承担如下主要职责:

1.档案人员不仅要承担归档电子文件的鉴定、接收和管理工作,还必须介入文件管理.

2、档案人员需要加强与政府职能部门、电子文件管理系统设计者、文档管理软件开发人员之间的联系和合作,对于系统设计开发和运行等各个阶段的文件管理提出详细的要求和建议,积极对电子文件的管理实施前端控制和全程管理.

3.档案人员应加强与文书人员和业务人员之间的交流,监督和指导文件的生成、流转.

4.档案部门应明确提出电子文件的归档标准和要求,保证归档电子文件的质量.

5.档案人员应借助电子政务平台,进行档案信息的发布、查询、提供利用等社会化服务工作.

二、电子政务环境对档案人员的要求

电子政务环境下,档案人员必须胜任政府电子文件的归档和管理工作,保证电子文件的真实性、完整性和有效性.要做到这一点,档案人员应达到如下要求:

1.了解电子政务的基本原理和电子政务流程.

2.熟悉电子政务环境中电子文件的生成和流转规律.

3.严格遵行电子政务环境中的电子文件归档要求和管理规范.

4.能够熟练应用现代技术,具有信息化办公能力和文档处理能力.

电子政务环境下,政府信息资源的采集、组织、发布、存取、传播以及载体形式和管理方式都发生了变化,如何高效、安全地对政府信息资源进行组织、管理和开发利用,档案工作者负有艰巨的使命.在电子政务环境中,档案工作者必须对电子政务基本原理、电子政务系统框架等有所了解,除了掌握档案管理的专业知识和技能外,还必须具备管理学知识、电子政务基础知识和现代信息技术技能,以及组织协调和沟通能力.

电子政务专业人员与电子政务环境下的档案工作者有明确的分工,他们的岗位、职责和工作任务各不相同,对知识结构和能力素养的要求也不相同,但都需要对彼此的工作内容有所了解.档案人员主要肩负电子政务文档管理的职责和任务,他们必须具备电子政务的基础知识,掌握现代信息技术,能够为电子政务提供高效、安全的信息资源保障.电子政务专业人才则主要负责电子政务系统设计、系统管理、技术开发等核心工作,他们必须熟悉电子文件管理的基本要求和规范,具备对电子文档的处置能力.

电子政务专业人才的培养模式及高校档案学专业的定位

到目前为止,我国培养电子政务专业人才的模式有如下几种:第一,在公共管理学院或信息管理学院下新设独立的电 子政务本科专业.电子政务专业人才在知识结构和能力素养方面都有很高的要求,只有设置独立的电子政务专业,进行专门的电子政务教育,才能培养出合格的专业人才.从教师的知识结构,以及“电子”和“政务”二要素来看,电子政务专业依托于公共管理学院或信息(资源)管理学院各有其优势,但由于管理体制等因素的制约,学院联合培养的模式还不多见.第二,通过对档案学系进行改名、增设电子政务方向课程、调整档案学本科人才培养目标和培养方案等一系列措施对已有的档案学专业进行改造,向电子政务信息资源管理方向拓展.第三,在档案学、图书情报学等硕士点、博士点设置“电子政务”或“政务信息资源管理”研究(招生)方向,培养电子政务、政务信息资源管理的高级人才.

第一种模式和第三种模式无可争议,而第二种模式须慎重考虑电子政务环境下档案学专业的定位问题,以及档案管理与政务信息管理在档案学本科专业培养方案和课程体系中的权重问题.一方面,档案学专业向电子政务信息资源管理领域的拓展具有先天的优势,因为文件和档案是构成电子政务信息资源的基础,档案学专业教育必然要考虑电子政务对档案专业人才在知识结构、能力素养等方面的要求,以及档案人员应承担的职责和任务.档案学系无论是否改名,在人才培养中都必须考虑电子政务环境.在档案学专业培养目标、课程设置和教学内容中,要将文件档案管理理论与电子政务相关理论相结合,将文件档案管理的方法和技术与电子政务方法和技术结合,将文件档案管理流程与电子政务流程结合,培养能够胜任电子政务信息资源管理需要的档案专业人才.

另一方面,电子政务环境下,档案学专业的培养目标和课程体系应坚持档案学专业特色,从文件与档案管理角度考虑电子政务信息资源的管理策略和解决方案,切不可放弃原有的档案学教学基础而盲目增加电子政务方向的课程.理由是:由于师资力量、教学资源以及专业的限制,在档案学专业基础上不可能培养出具有复合知识结构和高信息素质的电子政务专业人才,只有通过设置独立的电子政务专业,配备相应的师资力量和教学资源,才能全面培养电子政务专业人才.如果仅在档案学专业基础上大量、盲目增加有关电子政务的课程,将不仅使档案学专业丧失传统的优势和特色,也无法满足电子政务人才培养的需要,结果是舍本逐末,事倍功半.因此,对档案学专业的改革需把握好一个“度”和“切入点”的问题,这个“度”是指在培养目标和课程设置上以档案学专业为主干和支撑,“切入点”是指档案学专业调整应从电子政务文件与档案管理为切入点,结合电子政务特点,培养适应电子政务文档管理和信息资源管理需要的档案学专业人才.

电子政务环境下档案学专业人才的培养目标可定位为:培养具有系统的档案学基础知识和政务信息管理的基本知识,具备一定的文化素质和修养,掌握应用现代信息技术的基本技能,能在政府机关、企事业单位,以及各种信息机构从事文件与档案管理、信息管理和信息服务的复合型、实用型专门人才.


电子政务环境下档案学专业课程体系改革

围绕档案学专业的本科培养目标,档案学专业的课程体系应进行适当的改革,其宗旨是“厚基础、宽口径”,在保持档案学专业特色的基础上向政务信息资源管理方向拓展.本文试以武汉大学信息管理学院档案学专业的本科课程体系为例,分析和说明电子政务环境下档案学专业课程体系的改革.

近几年来,武汉大学档案学专业的课程体系经过不断调整,逐步形成了以档案学专业课程为根基的独立而开放的课程体系.该课程体系由学校通识教育课、学院通开课、档案学专业类课程(含专业基础课和专业课)三大模块构成(见下表).这三大模块的课程体系层次分明地体现了对本专业学生的基础知识、基本能力及基本素质的教学要求.

第一模块为学校通识教育课程,是面向全校的通开课程,旨在培养现代大学生所必备的基本知识、素养和能力.

第二模块为学院通开课程,是按“图书馆、情报与档案管理”一级学科设置,反映学科知识基础和能力要求的通开课程,其目的是打破专业藩篱,加强“图书馆、情报与档案管理”一级学科内的知识融合和贯通,满足厚基础、宽口径人才培养的需要.学院通开课的设置有助于学生掌握必要的信息技术,增强其对信息的处理和开发利用能力.

第三模块为档案学专业类课程,体现了档案学专业的学科知识构成及对专业人才的培养要求,以及档案学专业教育向电子政务信息资源管理领域拓展的趋势.根据课程之间的内在联系和区别,该模块又可划分为档案学核心基础课程、信息技术应用类课程、政务信息管理类课程、综合素质类课程.其中,政务信息管理模块包括政务信息管理、电子政务概论、行政管理学、国家公务员制度、现代人力资源管理等课程.这些课程所占学分为15个学分,与档案学专业学位要求的140个学分之比甚微,充分体现了以档案学专业课程为主,政务信息管理课程为辅的特点.此外,电子政务信息资源管理所需要的信息技术类课程在学院通开课模块和档案学专业类课程模块中得到体现.

武汉大学信息管理学院档案学专业本科课程体系的改革,始终坚持“厚基础、宽口径”的指导思想以及通专结合的思路,形成了以档案学核心基础课程为主,政务信息管理相关课程为辅的独立而开放的课程体系.其独立性体现在保持档案学专业特色,而开放性则体现在档案管理与信息管理、政务信息管理等领域的交叉与融合,以及与信息技术的密切联系.

结论

针对目前档案学系改名或增设电子政务课程的现状,我们首先应明确电子政务环境下档案学专业的定位,是另设电子政务专业,还是在档案学专业基础上建设电子政务专业,或者只是增加一些与电子政务有关的课程,这关系到今后档案学专业的兴衰.如果处理得当,档案学专业将借电子政务而获得新的发展机遇,否则可能使档案学专业丧失独立的学科地位.笔者所担忧的是,如果档案学系盲目改名或盲目增加与电子政务有关的课程,不仅易使档案学丧失独立的学科地位,而且因学科基础限制,也不可能培养出能够真正胜任电子政务管理需要的专业人才.因此,笔者认为,档案学专业在人才培养目标上应坚持专业特色,同时,拓展人才的知识结构和能力素质,提升人才培养的层次和水平,满足电子政务信息资源管理的需求.电子政务环境下的档案工作者应是掌握档案学基本理论和电子政务的相关理论及知识,既熟悉电子政务流程和运行机制,又掌握基本的信息技术,能胜任网络环境下的信息化办公、电子文件管理、文档一体化管理的复合型人才.电子政务环境下,我们应立足档案学专业的自身特点,同时,结合电子政务活动对文件和档案管理的要求来调整课程体系,补充教学内容,基本出发点依然是文件和档案管理.

类似论文

云环境下基于中间件的电子政务系统

【摘 要】计算机及网络技术的发展,信息社会对效率的追求,促成了电子政务系统的提出与应用发展 现有系统都是各部门在各自的。
更新日期:2024-11-9 浏览量:21496 点赞量:6315

电子政务对电子商务的影响

摘 要:目前,电子政务的发展已经是大势所趋,同时,电子商务的时代也已经到来 以Inter技术建立起来的企业网络,不仅。
更新日期:2024-11-9 浏览量:20076 点赞量:5603

电子商务环境下的企业网络营销策略

摘 要:随着现代信息技术在商务领域应用的不断深入,企业生产经营环境、竞争规则等发生了很大的变化 如今企业可以通过互。
更新日期:2024-12-16 浏览量:156427 点赞量:33740

绿色电子政务理念、方法意义

摘 要:绿色电子政务是中国电子政务研究过程中新的理论产物,它的出现为下一阶段的电子政务研究与建设指出了新௚。
更新日期:2024-11-12 浏览量:142570 点赞量:30606

电子政务为核心加快交通信息化建设

摘 要:随着信息技术的飞速发展,信息化成为推动经济社会变革的重要力量,交通行业也形成了以电子政务为龙头带。
更新日期:2024-8-3 浏览量:17160 点赞量:5459