新升格本科院校教学秘书工作的转变

摘 要 教学秘书的工作能力直接影响教学管理水平、效率和质量.新升格本科院校对教学管理的要求越来越严格,学生素质的变化要求教学秘书的服务要跟着改变,自之前的只是日常的教学管理、档案管理工作服务工作到现在的着重于服务和沟通,把教学秘书从保姆式的工作中解放出来,更加注重教学秘书自身的素质培养,理重于管,做重于说,要起到桥梁和纽带的作用,服务于人.

关 键 词 新升格本科院校 教学管理 档案管理 服务意识

中图分类号:G47 文献标识码:A

The Change of the New Upgraded Universities Teaching Secretarial Work

Abstract The level, efficiency and quality of the teaching management Influenced by the teaching secretary's work ability directly. New Upgraded Universities required the teaching management more and more stringently, and the change of students' quality requires teaching secretarial service to change from prior focus on daily teaching management, file management to the service and munication, which freed teaching secretary from the nanny work to play the role in the munication and serve the people, that is pay more attention to the quality training, the management and practice.

Key words new upgraded universities; teaching management; archives management; service consciousness; change

教学秘书工作在教学管理中应该合理安排每个环节的教学工作,要科学的提高管理效能,能在管理环节的过程中摸索出一套适合现在管理理念和管理方法,这就要求管理人员具有强烈的学习意识,竞争意识,责任意识,服务意识,以及质量意识和法律意识.

1.日常教学管理工作

随着升本后学生素质的提高和老师要求的提高,教学秘书的日常工作变得日益复杂.以排课为例:课程表是否合理和是否科学将直接关系到学校教学秩序的稳定和教学质量的提高.排课要考虑到教师、上课时间、上课地点及学生的接受能力等等要素之间的协调.新环境要求教学秘书在教学任务的安排中要参与到教研室研讨中去,严格按照教学计划执行.在决定教学任务下达给某位老师是要起到协调的作用,把老师上课中遇到的问题上传给各教研室主任,便于在排课过程中的合理考虑,以避免造成各种资源的浪费.在学生接受能力上遇到的问题时也要及时收集整理并在排课过程中反应给教研室和各位老师,以便在以后的教学工作中能够改进.

在期末考试工作中,升本前,教学秘书只管安排考试时间地点通知学生考试,通知教师监考,避免各种冲突,保证考试在正常进行就可以了.但是现在在考试的安排过程中就要考虑到学生考试压力的问题,要一天之内考试的科目不能超过两门,以便有足够的时间给学生复习;考场要采用标准考场的排列方法,保证学生隔位隔排,合班考试放在阶梯教室考试的人数不能超过六十人,保证考试成绩的真实性.在试卷的提交、审核和送印环节严格执行教师负责,教研室主任审核制度,教学秘书在这一环节要负责审核试卷的排版和分数等问题.在监考教师的安排过程中要考虑到教师应该参与到自己所任课程的监考,以保证在试卷出现印刷问题或者学生对试题有疑问时,第一时间得到解决.

2.日常教学文件的整理归档

一个二级学院的教学档案是学院教学管理和教学研究工作的历史记录,它保证了将来的教学科研工作的有历可循和有证可查.较之升本前,教学秘书的档案管理汇编的工作更加的要求细致规范,要严格按照规定的目录整理材料,采用统一的文件分类标准,严格区分档案种类.日常管理类的包括有关的教学规章制度的文件、教学工作文件、授课计划、授课任务书、校历;教研室文件包括各类教研室的工作总结、座谈会记录、教研室活动记录,教学情况调查表、教师考核情况等;学生的档案包括:学籍类的基本材料,学生的基本情况登记表、学籍卡、成绩登记表、试卷、实习材料、毕业论文等等.在收集整理归档的过程中由于材料来源的分散,涉及面的广泛,形式的多样,这就要求教学秘书要改变传统的收集模式,适应新形式下的各种类型的档案材料采用数字信息化的方式,用纸质稿电子稿并存的方式.对材料的保存年限要加以严格的区分,按时对材料进行清理.保证材料的真实可靠,为教学秩序的正常运行提供可以依据和查询的文件保障.

3.教学质量的日常监控

在原有的校级督导组的基础上成立二级学院督导组,教学秘书不在只是材料的提供者和会议的记录者的角色,逐渐地参与到督导过程中去,跟随督导组成员听课并评价教学效果,定期组织公开课,随机抽查或集中检查上课过程中要求教师携带的教学文件包括教案、备课笔记、点名课本是否携带齐全,学生作业是否布置和批改.了解教材的使用情况,保证教学质量,教学秩序的正常运行.

学期中教学秘书要跟随督导组成员一起进行期中教学检查,参与到各教研室教师与学生的座谈会中去,听取学生对教师个人和教师教育方法的意见和建议;教师对学生上课要求和课后拓展要求.并及时地整理出一份总结报告给督导组组长和学院领导,以便更快,更好地把学生和老师的意见落到实处.使之后的教学工作更加地符合教师和学生的要求,增加老师和学生的满意度,促进教与学的和谐发展.

在学期末,学生评教结束后,教学秘书还要参与到学评教分数的评分计算环节,负责计算学生评教,参与督导组对教师的评教,核算分数,对个教师一年工作基于一个公平合理的评教.

4.服务意识的转变

教学秘书的工作实质就是服务于人,升本前,教学秘书被戏称为教师和学生的“保姆”.就是意指教学秘书要考虑到教师和学生的方方面面,解决他们的任何问题,以保障教学秩序的正常进行.但是升本后,随着学生素质的提高,对教师的教学方法和教学秘书的服务方法提出了更高的要求.

新环境下,要求教学秘书从三方面服务于人,从院系工作上要求秘书要服务于领导,当好领导在教学决策中的参谋和助手的作用,协助领导作出正确的教学决策;

在对教师的服务上,应该秉承一切围绕以教学为中心的这一点,为教师提供优质的服务,解决他们的合理要求,以教师为本,体现人本关怀.

对学生的服务上要求教学秘书广泛接触学生,了解学生在学习上遇到的各种困难收集整理学生遇到的困难整合反馈给领导和任课教师.还要求变被动为主动,教会学生学会看培养计划和教学计划,了解学籍学分的管理知识.与其告诉学生应该怎么做,还不如告诉他们应该做什么.

新升格本科院校,由于环境、学生素质、教学要求等的提升,教学秘书的工作要求也愈加严谨.教学秘书要考虑到方方面面,端正服务态度,参与到教学质量的监控过程中,收集整理好材料以便归档备查.在做好分内工作的同时,也要加强自身素质的培养.注意工作方法,真诚沟通.

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