本站原创摘 要：2010年10月至2011年6月我所在的单位组织研发《船闸运行质量管理系统》,该文作者作为业主方参与的项目为研发信息系统部分.在研发本信息系统的过程中作者深切的认为使项目得以顺利完成的关键在于良好的沟通和管理,方能达到预定的质量和进度要求的保障.
关 键 词：信息系统工程；组织协调；UML；沟通管理
中图分类号：TP391文献标识码：A文章编号：1009-3044（2013）34-7665-02
本文以该项目中作者参与的部分为例,主要说明的问题为在本项目研究开发过程中遇到的沟通、管理问题,主要包括：通过多种沟通、交流方式的实施,与项目组成员进行直截了当的深入沟通,避开中间琐碎的环节,达到及时、迅速、高效的交流目的；发挥、思考良好的沟通技巧；灵活地运用倾听和反馈措施；通过定期召开高效项目会议等举措实时的、灵活的有效沟通管理.我们参照UML的方法分析项目活动过程,建立有效的信息管理机制,加强信息沟通和信息交流.
本文所介绍软件根据实际船闸在运行和管理中的需求,设置了以下九个模块：安全生产管理、运行秩序管理、船舶信息管理、船舶调度管理、船舶登记管理、系统设置、船舶收费管理、统计分析报表、船舶过闸管理,这九个模块可以实现已下7大功能：
1）为提高船舶实际运行中的规范化、科学化水平,本软件依靠在网络条件,可以实时实现船舶的排档、调度的智能化,并在调度、过闸等操作环节中同步显示该船舶的实时档位图；
2）可以实现在船舶运行的各个环节,如过闸登记、售票、调度、过闸确认等步骤中实现网络化操作,有利于船舶运行调度管理过程的透明化、公开化；
3）在研发信息系统的过程中为深入贯彻落实《苏北运河船闸运行管进廉政风险防控手册》中规定的要求,本系统中已设置有可自动生成从船舶登记开始到过闸确认结束等各个环节的所有操作人员所做工作记录备份,因而可以实现对操作人员工作质量的全程追溯；
4）本信息系统中通过对用户的采用权限进行管理,根据对不同人员角色进行划分,分别授予的权限也不同.与此同时,本系统通过具体的细致划分各不同功能模块的操作行为特征和及各模块的工作要求,已达到减少或杜绝实际运行过程中有可能会发生的各种管理上的漏洞或者盲区.
5）为贯彻落实相关船舶安全管理体系的要求,具体针对不同岗位的职责要求不同,在本系统中设置了对各自岗位需要实施的安全内容采取自评、检查、评价等方式；
6）在本系统中通过设置IP现岗位计算机绑定促使,可使船舶从登记、售票、调度、过闸确认等环节及日常维护、安全巡查等环节必须到有工作人员到指定岗位进行操作,因而确保了各个岗位职责的要求切实得到有效贯彻.
7）在本系统通过特殊设计使得其可以自动连续的完成统计船闸运行闸次、通过数量、过闸费、物种,流向的功能.
在系统的研发过程中,该文作者主要运用的辅助沟通工具是microsoftproject2003,运用该辅助工具建立了一个相关的项目管理网站,以该网站作为一个信息通信和资源共享的平台,通过该平台及时的发布消息,让研发团队各成员实时了解项目进展情况,以此增进各方的沟通交流.正是因为本文作者在项目的初期阶段（即启动阶段）就深刻的认识到在完成本项目的过程中组织、协调的关键行左右,因此作者一开始就通过多种沟通、交流方式的实施,为避开中间琐碎的环节,选择与项目组成员进行直截了当的深入沟通,以达到及时、迅速、高效的交流目的,发挥、思考良好的沟通技巧,灵活地运用倾听和反馈的措施；通过定期召开高效项目会议等举措实时的、灵活的进行有效沟通管理.
1灵活运用多种沟通方式,直接与项目各方沟通,避免中间环节
沟通交流的方式多种多样,具体来说,主要分为电子邮件沟通、沟通和经理信息系统沟通三种.在这三种方式中只有善于灵活应用才会达到良好沟通的效果.具体针对本项目而言,采用的沟通形式主要由三种：一、每周一次进度评审.在完成项目过程中,项目组每周都会组织一次进度评审,而在达到一个里程碑式的阶段时,项目组都会通过举行正式进度评审会,对之前已完成的工作进行总结并对规划下一步工作.二、搭建开放式论坛.为更好的方便项目组成员能随时的畅所欲言,该文作者专为项目组搭建了一个开放式论坛,各成员可以随时留言,而后大家共同讨论.三、公布各成员电子信箱.通过公布各成员电子信箱,各成员间可私下大胆地交流实际中遇到的问题,相互间提供建议和参考.作者通过公布信箱,收集到了很多信息可运用与决策过程中,同时作者回答的一些普适性的问题对其他成员也有较大的借鉴意义.
2发展良好的沟通技能,善于运用倾听和反馈
良好的沟通是成功的开始,在项目组成员间讨论时,作者就恰如其分的注意了这一点.具体来说,如交流过程中对方说话时不随意打断,整个交流过程中保持心平气和的语气,当遇到困难或者问题时,从不同角度、不同方向思考解决的方案,当成员间迷惑时,运用一些通俗易懂的实例予以说明.在沟通气氛紧张时,作者能用诙谐幽默的语言缓解紧张的气氛,整个过程中做到能赞美、能变通、能幽默.同时,良好的倾听素质也是必要的,这可以通过恰当肯定的面部表情体现出来,当然,沟通过程中适当的反馈也的必不可少的,在适当的时候,该文作者特别注意了反馈谈访的内容与书面考评意见的一致,不避重就轻,从而达到良好沟通效果.
3召开高效的项目会议
项目会议是为确保项目信息的有效沟通、跟踪项目研究进展、制定下阶段项目计划、解决当前面临的问题、最终确保项目按计划完成而进行的一种有效手段.本项目中,主要召开的项目会议主要由：一、项目启动动员大会,参会人员为项目当事人,会议目的为鼓舞士气、明确目标、统一思想.二、每周一次项目例会,参会人员为项目各方负责人,会议目的为检查项目进度、查找问题并针对各问题制定相应解决措施.三、每月一次项目评审会,会议目的为总结本月工作完成情况,制定下一月工作计划.四、项目总结大会,项目组全体成员参加,会议目的为总结工作经验,完成项目功劳分配.五、项目后评价会议,参会人员为各方专家,会议目的为学习和反馈,对整个研究过程进行总结.当然,高效会议的召开其前期工作也是必不可少的,如确定会议时间、地点、参会人员等.为让项目组成员间建立一个共同的项目目标和协调一致的行为准则,该文作者通过对本项目的管理及实施过程的详细分析,制定了一套适合本项目活动过程的模型,该模型最基本的要求是要能让项目各方都能充分的理解模型所表达的内涵,从而使得项目各方都能理解自己在项目中与各成员间的相互关系,然后认可并接受这种关系.作者参照UML的分析和表达方法,设计了一个项目管理模型,该模型中项目成员间消息传递的顺序和关系通过使用顺序图和协作图来表示,项目成员间的联系和流程通过使用一系列带泳道的活动图来表示；最后,定义了一个针对GIS 工程的技术、管理文档的属性、功能要求的信息和文档管理模型.通过对上述项目管理模型分析的基础上,项目组得以在具体实施计划中制定具体的信息管理、信息通信、配置管理、组织协调的有效机制.
4建立有效的信息管理机制
有效的信息管理机制是保证项目管理UML模型能够实现的基础.在项目启动初期,本项目组即规定所有参研人员都要求按照UML模型标准编制文档,并将文档交于信息管理员统一归档.项目组同时规定,每一阶段的项目验收或者里程碑阶段的验收皆以是否及时完成文档编制为第一评判标准,未按标准及时完成文档编制的不予签署意见.此外,信息管理员也应及时将监理专题报告、监理周报、会议纪要、项目变更文件等文档及时分发给.三方的联系人
本软件自投入运行以来,规范了船闸工作人员的工作行为,确保了船舶过闸的秩序最大限度实现公开、公平、公正,同时系统能实现自动挡档功能,一系列措施的实施提高了闸室空间利用率和船闸运行效率,大大降低船闸的运行成本,从而从根本上减少了船舶待闸的时间,减少了各闸船之间的矛盾,因为得到了广大船员的一致好评.
在该信息系统项目研发中,由于采用了以上的方法,使参建各方形成了较好的合作关系,使项目得以顺利完成,并且达到预定的质量和进度要求,重新回顾该项目开发过程,项目的成功离不开良好的沟通管理.