本站原创摘 要 中文作为社会生活主体的人们,人的生、老、病、死都与社会保险息息相联.社保档案,相伴一生.做好社保档案管理工作具有重要的意义和价值.社保档案管理工作涉及到社保经办业务各个环节,提高社保档案管理工作各个环节的科学性和有效性,将进一步规范社保业务工作的经办.当前应采取措施加强和提升社会保险档案管理工作,使其不断科学化、规范化、数字化,为社会保险事业发展提供必要的服务和支持.
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社保档案是社保经办机构在社保业务过程中,直接形成的具有保存和利用价值的记录,是参保人享受待遇支付的重要凭据.作为社会生活主体的人们,人的生、老、病、死都与社保息息相联.社保档案,相伴一生.当前加强和提升社保档案管理工作,使其不断科学化、规范化、数字化,为社会保险事业发展提供必要的服务和支持,已是刻不容缓、势在必行.
一、社保档案管理工作的重要意义
(一)加强社保档案工作是深化社会保险改革的必然需要.
党的十八大报告明确提出,2020年要建成覆盖城乡的社会保障体系.随着社会保险改革不断深化,社会保险在保障民生、服务民生和构建和谐社会中的作用日益凸显.社会保险覆盖面逐渐扩大,参保人数、范围向规模化方向发展,社会保险业务量和社会保险档案数量也在与日俱增,如此庞大的社保民生工程,需要规范、安全的档案管理工作来保障.
（二）加强社保档案工作是社会保险经办业务本身的必然要求.社保经办业务的,是以档案记载为依据,环环相扣.一名参保人从参保手续到离退休享受社会保险的各项待遇,要经过诸多环节.在参保时,首先要填写个人详细情况表、选择险种和缴费基数等,作为最原始的资料存入个人档案,其后要继续缴纳社保费、划拨个人帐户、对缴费比例、缴费基数进行调整.随着人才的流动,还要保险关系转移和基金的转入转出手续等,这些详细的个人参保档案记载,是今后支付社会保险待遇的重要依据.社保档、完整与否,直接影响到参保人的切身利益及社会保险工作.
（三）加强社保档案工作是全面提升社保经办能力的有效途径.社保档案真实反映了社会保险业务运行的实际状况.社保档案资料的收集、整理实际上是对社保业务工作进行有序的梳理和有效的归纳.在日常经办业务中,各种工作的不足和问题都会在相关的经办记录上有所体现,因此,分析、研究、总结这些经办记录上的内容,可以直接发现问题、解决问题,进而推动经办质量和经办管理水平的提升.
二、社保档案管理工作的具体展开
（一）社保档案的搜集.一是文件资料的收集.重点做好办公室收发文件过程中积累的各种文件、函、请示、批复以及与企业签订的各种协议等资料收集工作.二是业务经办资料的收集.在参保登记、缴费申报、基金征缴、退休审批和稽核等具体业务经办过程中形成的各种文件资料.三是基金管理和统计报表的收集.重点是基金管理过程中形成的财务管理凭证和各类统计报表、统计分析材料的收集工作.四是电子信息资料的收集.对电子文件和社保信息系统的数据、图表等及时进行备份、拷盘、编号、存档,确保电子数据的安全.
（二）社保档案的整理.1、质量要求：社保档案形成所使用的纸张、书写材料、装订材料及装具等应符合档案保护要求.严禁用铅笔、圆珠笔、彩色墨水作为书写字迹材料,装订件要去掉金属物.2、分类：按照社会保险业务经办的规律和特点,采用“年度―业务环节”或“年度―险种―业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类.3、整理方法：社保档案整理应当遵循文件的形成规律,保持文件之间的有关联系,可按《归档文件整理规则》进行装订、整理,众多的社保业务资料也可采用传统立卷方法整理归档.可视具体情况选择,符合保护要求,便于保管和利用.4、装订方法：可按件进行装订,装具一般使用薄型斜口无酸纸封套,特别厚的档案可用无酸纸档案袋.也可根据实际情况,在符合档案保护的前提下,采用其它办法.5、保管期限：社保档案的保管期限分为永久和定期两类,各种社保业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行.
三、加强社保档案管理工作的具体举措
（一）加强领导,提高认识,不断增强做好社保档案工作的责任感.各级社会保险业务经办机构,要提高思想认识,切实加强对社会保险业务档案管理工作的领导,以对现实负责、对历史负责、对参保群众负责的高度责任感,把社保档案工作,纳入社会保险工作的重要议事日程,使档案管理工作与社会保险业务工作同步发展.及时解决工作中出现的问题和困难,加大资金及人力投入,切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等现实问题,为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件.
(二)健全制度,规范程序,理顺社保档案工作管理机制.
依据《档案法》、《保密法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》等法规政策,制定社保档案管理工作制度.对档案收集、管理、移交、保管、保密、利用、统计、鉴定、销毁等环节制定出一套完整的管理制度,做到有章可循,照章办事,依法建档.明确工作人员和职责范围,做到责权分明.遵循档案室集中统一管理的原则,避免各部门间交叉重复管理,实现社会保险档案的集中管理.建立责任考核制度,制定档案“达标升级”工作目标,明确档案管理责任制,与其他日常工作一起部署、一起检查、一起考核.
（三）加强队伍素质建设,提高业务管理水平.社保档案工作是一项政策性、业务性很强的工作,档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识,具备计算机实际操作能力.各级社保经办机构要设定专职档案员职位,在档案管理人员选拔上严格把关,切实将工作经验丰富、责任心强的干部选配到档案工作岗位上来.同时狠抓档案管理人员的培训教育工作,努力提高档案管理队伍的专业技术素质和现代化管理水平,造就一支业务精湛的社会保险档案管理队伍.
（四）增强服务意识,逐步实现信息化管理模式.发挥社保业务档案的服务功能,重视业务档案利用的使用效能,更好地为领导决策服务、为业务建设服务.随着社保事业的不断发展我们应当更新观念,逐步将先进的档案管理技术和设备引入到社保档案管理工作中,从而实现社保档案管理的信息化,发挥档案管理工作的实效作用.着力进行档案管理的软件开发工作,逐步实现档案的自动快速编目、档案信息的自动检索以及档案资料的快速统计.建立统一的社保档案管理信息系统,建立“电子档案”、实现电子检索,更好地为广大参保对象提供优质、高效、便捷的管理服务.